Ünite 8: Yüz Yüze Ortamlarda Sürdürülebilirlik Farkındalığının Artırılması

Halkla İlişkilerde Başvurulan Yüz Yüze Ortamlar

Halkla ilişkiler faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla, çok çeşitli iletişim araçlarından ve ortamlarından yararlanılmaktadır. Başvurulan iletişim ortamlarından yüz yüze iletişim ortamlarının önemi büyüktür. Bu ortamlar arasında, toplantılar, sergiler, festivaller, fuarlar, seminerler, yarışmalar, açılış ve yıl dönümü törenleri, kuruluş içi düzenlenen sosyal etkinlikler, danışma, çalışanlarla görüşmeler, üst düzey yöneticilerin firma içi bölüm ziyaretleri, üst düzey yöneticilerin saha ziyaretleri, çalışanların aileleri ile görüşme ortamları yer almaktadır.

Toplantılar

Bir sorun veya düşünce üzerine görüşme yapmak ya da karar almak amacıyla bir araya gelinen iletişim ortamlarıdır. Toplantı iki kişi arasında olabileceği gibi, binlerce kişinin bir araya gelmesi ile de gerçekleştirilebilir. Toplantıya katılacak kişilerin sayısı, toplantının düzenlenmesinde farklı tekniklerin uygulanmasını gerektirir. Bununla birlikte, toplantının türü ve kapsamı ne olursa olsun, değişmeyen en önemli özelliği önceden planlanmış bir konuyu görüşmek üzere ilgili kişilerin bir araya geldikleri, yüz yüze bir iletişim ortamı olmasıdır.

Toplantı Türleri

Toplantıları genel olarak aşağıdaki gibi gruplandırmak mümkündür.

Bilgilendirme Amaçlı Toplantılar: Kaynaktan alıcıya sadece bir bilgi akışı söz konusu ise bu tür toplantılara bilgilendirici toplantı adı verilebilir. Bu toplantılarda yöneticinin işletme ile ilgili konuları katılanlara aktarması ve onları bilgilendirmesi söz konusudur. Konferans türü toplantılar buna örnek olarak gösterilebilir.

Değerlendirme Toplantıları: Bu toplantılarda katılanlara sunulan bilgilerin tartışılması ve değerlendirilmesi söz konusudur. Koordinasyon amacıyla aynı düzeydeki yöneticilerin yaptığı koordinasyon toplantıları da bu tür toplantılara örnek verilebilir.

Yönlendirici Toplantılar: Yöneticiler bu tip toplantılar aracılığıyla astlarını, belli konularda istedikleri yönde harekete geçirme durumundadırlar. Bu tür toplantılar yönetici merkezli toplantılardır. Bir şirketin daha çevreci bir yaklaşım izleyeceği konusunda bir toplantı düzenlenmesi yönlendirici toplantı örneğidir.

Danışma Toplantıları: Bu tür toplantıların temel ilkesi, paylaşımdır. Belli doğrultularda karar alma zorunluluğu yoktur. İnsanlar fikir alışverişinde bulunurlar. Siyasi partilerin zaman zaman düzenledikleri danışma kurulu toplantıları bu toplantı örneklerindendir.

Mesleki Toplantılar: Aynı uzmanlık dalında çalışan kişilerin bir konuda karar almaları ya da bir kararı tartışmaları gerektiğinde başvurulan toplantılardır. Bu tür toplantılarda ortak karar alınması zorunludur. Ancak bu, kararlarda oy birliği anlamına gelmemelidir. Okullarda yapılan zümre toplantıları bu niteliktedir.

Komite ya da Komisyon Toplantıları: Büyük bir gruba sunulacak bilgileri hazırlamak amacıyla, büyük grup tarafından seçilenlerin oluşturduğu gruba komisyon denir. Komisyonların amacı, bir konuyu incelemek ve bu konu hakkında karar vermeyi kolaylaştırmak için büyük kurula bilgi sunmaktır.

Müzakere Toplantıları: Farklı hedef, görüş ve anlayışlara sahip iki ya da daha fazla grup arasında yapılan toplantılar, bu gruba girer. Bu toplantılarda ortak bir noktaya varmak ve anlaşmak durumundadırlar.

Sorun Çözme Toplantıları: Bir işletmede mevcut sorunları, ilgililerin katılımıyla çözmek için ortak noktaları ve çözüm yollarını ortaya koymak amacıyla yapılan toplantılardır. Örneğin, uzun telefon görüşmelerini nasıl azaltabiliriz? Kırtasiye giderlerini nasıl azaltabiliriz?

Eğitici Toplantılar: Bu toplantılar, bilgilendirici toplantılara benzeyen toplantılardır. Ancak, bilgilendirici toplantılar, çok belirgin davranış değişikliğini gerçekleştirmek amacını taşımazlar. Eğitici toplantılarda ise, katılanların davranışlarını istenilen yönde değiştirmeleri söz konusudur.

Sanal Toplantılar: En iyi toplantının yüz yüze yapılan toplantı olmasına rağmen, iletişim ve teknoloji alanındaki gelişmeler ve katılımcıların farklı yerlerde olması sanal toplantıların yapılmasına neden olmaktadır. Yüz yüze yapılan toplantılarda hangi kurallar ve ilkeler geçerli ise, sanal toplantılarda da birçok kural geçerlidir. Diğer toplantılarda olduğundan farklı olarak kesintisiz toplantı için web, video konferans gibi ekipman ön hazırlığının yapılması önemlidir.

Basın Toplantıları: Önemli bir konu hakkında kamuoyunu bilgilendirmek, büyük bir açılış, bilimsel bir toplantı, temel atma gibi kamunun dikkatinin çekilmesi istenen olaylar söz konusu olduğunda, ayrıca kamuoyunda ve basında yanlış yorumlanan bir haberin ortaya çıkmasından dolayı yapılan toplantılara basın toplantısı denir. Kamu ve özel sektör kuruluşlarının tanıtımında ve her türlü mesajlarının kamuoyuna iletilmesinde en çok başvurdukları yöntemlerden biri basın toplantılarıdır.

Lansmanlar: Lansman kelimesi Fransızca’dan (Lancement) dilimize girmiştir. Lanse etmek, sunmak, tanıtım/tanıtma ya da ortaya çıkarmak gibi kelime anlamları vardır. Lansman bir ürünün, hizmetin, markanın pazara sunulmasıdır. Ürün lansmanının işletmelere sağladığı yararları şu şekilde özetlemek mümkündür:

  • İşletme tanıtımı,
  • Yeni ürün veya hizmetin tanıtımı,
  • Ürün veya hizmetin yeni bir hedef kitleye tanıtımı,
  • Satış potansiyelini artırması, sipariş alma kolaylığı,
  • Ulaşılamayan alıcılarla tanışma fırsatı,
  • Hedef kitle veri bankası oluşturma olanağı,
  • Potansiyel müşterilerle tanışıp, hedef kitleyi belirleme,
  • Rakip firmaların ürün ve stratejilerini takip etme,
  • Prestij kazanma,
  • Bayi/distribütör ağını genişletme,
  • Pazar araştırması yapma,
  • Mevcut geniş bayi/distribütör ağını veya müşterileri ağırlayacak ortamı oluşturma olanakları.

Toplantı Süreci

Toplantı süreci, toplantı öncesi hazırlıklar, toplantıyı yönetme, sonuçlandırma, toplantı sonrası takip ve eylem planının hazırlanması aşamalarından oluşur.

Toplantı Öncesi Hazırlıklar

Toplantı öncesi hazırlık aşamaları aşağıda belirtilen ve açıklanan hazırlıkları içermektedir. Toplantının Amacı: Toplantılar çok çeşitli amaçlarla yapılabilirler. Toplantıda geçen süreci olumsuz olarak nitelendirirler. Düzenleyen kişi saptanmış amacı katılanlara açıklayıp paylaşmalıdır.

Katılımcıları Belirlemek: Bu aşama, oldukça açık ve basit gözükmekle beraber, toplantının amacına ulaşabilmesi için titizlikle yapılması gereken bir aşamadır.

Gündemi Belirlemek: Toplantı hazırlıklarının en önemli aşaması da, gündemin, edinilen bilgilerden ve amaç ve katılımcılardan yola çıkılarak oluşturulmasıdır. Gündem, anahtar katılımcılarla beraber belirlenmelidir. Gündem, toplantıya ilişkin, niçin, ne, kim, ne zaman ve nerede gibi soruların cevabını içerecek şekilde düzenlenmelidir. Gündeme sadece, grubun kendisine ayrılan zaman içinde gerçekçi olarak ele alabilecek tartışma kalemleri dâhil edilmelidir.

Toplantı Yerinin Saptanması ve Düzeni: Toplantının nerede olacağı, toplantının amaçlanan şekilde gerçekleşmesi açısından çok önemlidir. Toplantılar, yüz yüze iletişim ortamlarıdır. Bu nedenle, her toplantının en önemli amacı, bu iletişimi sağlıklı bir şekilde gerçekleştirmek olmalıdır.

Resepsiyon Hizmetleri: Toplantıya katılacak kişileri, kimlerin, nerede ve nasıl karşılayacağı, kayıt işlemlerinin nasıl yapılacağı ve toplantı dokümantasyonlarının nasıl hazırlanıp, dağıtılacağı konuları resepsiyon hizmetleri kapsamında planlanır ve gerçekleştirilir.

Basılı Malzemeler ve Armağanlar: Toplantının türü ve amacına bağlı olarak, basılı malzemelerin önceden hazırlanarak katılımcılara toplantı günü ya da daha önce ulaştırılması gerekir. Diğer yandan katılımcılar için armağanların ve bunların nasıl, kimler tarafından verileceği de önceden belirlenmesi gereken işler arasında yer alır.

Bilgisayar, İnternet, Telefon, Faks Hizmetleri: Katılımcıların ve medya görevlilerinin, iletişim ve büro hizmetlerinden yararlanması için yapılması gereken çalışmalar da önceden planlanmalıdır.

Konaklama Organizasyonu: Eğer katılımcılar şehir veya ülke dışından geliyorsa bu kişilerin nerede konaklayacağı önceden saptanmalıdır. Toplantı yeri ile konaklama yerinin birbirinden uzak olmamasına dikkat edilmelidir.

Karşılama ve Transfer Organizasyonu: Konukların ulaşım noktalarından karşılanması ve uğurlanması, konaklama yerlerine ulaştırılması konularında gerçekçi zaman planlarının önceden yapılması gerekir.

Sosyal Aktivite Programlarının Hazırlanması: Özellikle seminer, sempozyum gibi geniş çaplı organizasyonlarda, sosyal aktivite programlarına da yer verilmesi gerekir. Katılımcıların eşleriyle birlikte davet edildiği toplantılarda, eşlerin gün boyunca geçirecekleri zamanı programlamak da, halkla ilişkiler uzmanlarının görevleri arasında yer alır.

Bütçe: Gerçekleştirilmesi düşünülen toplantının bütçesinin belirlenmesi gerekir. Bütçesi önceden belirlenmemiş işlerin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi çok zordur.

Toplantı Akış Planı: Toplantının türüne göre oturumların, konuşmacılara ve tartışmalara ayrılacak sürelerin ve çaykahve aralarının önceden belirlenmesi gerekir. Bu şekilde ortaya çıkan toplantı programı basılarak, katılımcılara ve basın mensuplarına, toplantı öncesinde ellerine geçecek şekilde ulaştırılmalıdır.

Basın, Halkla İlişkiler Planının Yapılması: Türü ve çapı ne olursa olsun tüm toplantı organizasyonları halkla ilişkiler çalışmaları açısından son derece önemlidir. Bu nedenle her toplantıyı, halkla ilişkiler amacımızı gerçekleştireceğimiz önemli bir fırsat olarak değerlendirmemiz gerekir.

Toplantı Uygulama Programı

Olaylar her zaman planlandığı gibi gerçekleşmeyebilir. Toplantı öncesi yapılan planlar da aynı şekilde istendiği gibi uygulanamayabilir. Bununla birlikte, yine de plan yapmaktan vazgeçmemek gerekir. Planların, elden geldiğince gerçekçi ve uygulanabilir olmasına dikkat edilmelidir.

Toplantı Sonrası Takip ve Eylem Planı

Bir toplantının hemen ardından yapılması gereken en önemli iş, bu organizasyona emeği geçmiş kişilere teşekkür etmektir. Daha sonra ise, toplantı planının ne ölçüde gerçekleştiğini gerçekçi bir şekilde değerlendirilmesi yapılmalıdır.

Fuarlar ve Sergiler

Fuarlar, işletmelerin ve yeni ürünlerinin/hizmetlerinin, teknolojik gelişmelerin potansiyel müşterilere tanıtılmasına olanak sağlayan, söz konusu ürün ve hizmetlere pazar yaratan, teknik işbirliği ve geleceğe yönelik ticari ilişkilerin kurulması ve geliştirilmesi için belirli bir takvime bağlı olarak düzenli aralıklarla genellikle de aynı yerlerde gerçekleştirilen tanıtım etkinlikleridir.

Fuar ve Sergilerin Amaçları

Fuar ve sergiler de diğer yüz yüze ortamlar gibi çeşitli amaçlara sahiptirler. Bu amaçlar yerine getiririlirken, sürdürülebilirlik konusunun da ön plana çıkarılabilmesi mümkündür. Fuar ve sergilerin amaçları aşağıdaki gibi sıralanabilir.

  • İşletmenin tanıtımını yapmak,
  • İşletme imajını korumak ve geliştirmek,
  • Mevcut müşterilerle iletişim kurarak ürün ve hizmete olan ilgilerini artırmak,
  • Potansiyel müşterilerle iletişim kurarak yeni satış alanları yaratmak,
  • Rakiplerin çalışmaları hakkında bilgi edinmek ve kendini değerlendirmek,
  • Yeni ürün/hizmetve teknolojileri tanıtmak,
  • Bölge temsilcilerinin etkinliğini artırmak,
  • Dağıtım ve satış organizasyonu geliştirmek,
  • Yüz yüze görüşmenin avantajlarını kullanarak hedef kitleyi daha iyi tanımak, beklentilerini öğrenmek, hedef kitlenin firmanın ürün ve hizmetleri ile ilgili izlenimlerini öğrenmek,
  • Elde edinilen bilgilerle pazar araştırmalarına ve uzun dönem planlamalara katkıda bulunmak,
  • Yüz yüze görüşmelerden elde edinilen bilgiler ile daha sonra bu ziyaretçilerle bağlantı kurarak uzun süreli etkin müşteri ilişkileri sağlamak,
  • Sipariş imkânı yaratmak.

Festivaller

Şehir, bölge, ulusal ve uluslararası düzeyde düzenlenen festivaller, yoğun bir iletişim ortamı yaratmaktadırlar. Sanat, kültür, folklor, spor gibi çok çeşitli konularda düzenlenebilen festivaller, iyi organize edildikleri takdirde son derece etkili bir halkla ilişkiler aracıdırlar.

Konferans ve Seminerler

Konferans, hedef kitleye belirli bir sürede iletilerin ya da çeşitli düşünce ve görüşlerin aktarılması amacıyla düzenlenir. Dinleyicilerle konuşmacı arasında doğrudan bir diyalog kurulamadığı için iletilmek istenen iletinin ne denli alındığının ölçülmesi oldukça zordur. Tek yönlü bir iletişim aracıdır.

Seminerler ise, kitlenin ilgi ve güvenini kazanmak için düzenlenen faaliyetlerdendir. Genellikle birkaç gün ve birkaç oturum süren seminerler, konferanslara kıyasla çok daha uzun bir zaman dilimini kapsar.

Yarışmalar

Yarışmalar, işletmelerin ilgi gösterdikleri organizasyonlar arasında yer alırlar. Değişik kitlesel oluşumların dikkatini kuruluş üzerine çekmek üzere düşünülmüş etkinliklerdendir.

Açılış ve Yıldönümü Törenleri

Açılış bir işletmenin ilk kez hizmete girişi dolayısıyla ya da bir ürünün ilk kez piyasaya sürülüşü nedeniyle yapılan bir halkla ilişkiler etkinliğidir. Yıldönümü kutlamaları ise, bir işletmenin ilk kez çalışmaya başladığı günün ya da kuruluş açısından önemli bir günün yıldönümlerinde kutlanır.

Kuruluş İçı· Düzenlenen Sosyal Etkı·nlı·kler

İşletmelerin, motivasyonlarını artırmak, iş streslerini azaltmak, aralarındaki iletişimi güçlendirmek ve aidiyet hissi oluşturmak amacıyla çalışanlarına yönelik düzenlediği kültür, sanat ve spor aktiviteleri her geçen gün daha da önem kazanmaktadır.

Danışma

İşletmede halkla ilişkiler birimine bağlı olarak görev yapan bu bürolar, işletmeye yeni gelen personelin uyumlarını kolaylaştırmak ve personel arasında iyi ilişkiler sağlamak amacıyla kurulurlar.

Çalışanlarla Görüşmeler

Yapılan araştırmalarda, başarılı tüm işletmelerin en başta gelen ortak özelliğinin, çalışanlara ve onlarla iletişime verdikleri önem olduğu ortaya çıkmıştır. Çalışanlar bir işletme için en etkili iyi niyet elçileridir ve kamuoyuna en iyi halkla ilişkiler uygulayıcısından daha güçlü bir biçimde ulaşırlar.

Üst Düzey Yöneticilerin Firma İçi Bölüm Ziyaretleri

Zaman zaman üst düzey yöneticilerin programsız, yani önceden haber vermeden, bölümleri ziyaret etmeleri iç halkla ilişkiler açısından son derece önemli olmaktadır. Ziyaretler, işgörenlerin yöneticileriyle rahat iletişim kurmalarını, çeşitli sorunlarını kolayca yöneticilere iletmelerini sağlayarak, her iki tarafın da birbirlerini yakından tanımaları için olumlu bir ortam yaratır.

Üst Düzey Yöneticilerin Saha Ziyaretleri

Dikey organizasyon yapısı üründen ve müşteriden fiziksel olarak en uzakta bulunan üst yönetimi en yukarıya yerleştirirken, işi gereği ürüne, müşteriye, kullanıcıya, rakiplere ya da bunların birkaçına birden en yakın olan çalışanlarınızı en alta yerleştirir. Bu nedenle dikey organizasyon yapısında birbirine en uzak olan iki kesim, kararları verenler ile günlük işleri icra edenlerdir.

Çalışanların Aileleri ile Görüşme Ortamları

Çalışanların aileleri de iletişim sürecinin içinde olan önemli gruplar arasında yer almaktadır. Onların ailelerinin de kuruluş için önemli olduğu duygusunu oluşturacak çalışmaların yapılması gerekmektedir. Bu çalışmaların başında, işletme içi yayın organlarında ailelerin, işletme hakkında bilgilenmesini sağlayan yazıları hazırlamak ve yayımlamak gelmektedir.