Ünite 4: Masaüstü Veritabanı Sistemleri

Giriş

İnsanlar bilgiye ulaştıkça bu bilgileri saklama, depolama ihtiyacı duymuşlardır. 20. Yüzyıla kadar kitaplar bu bilgilerin depolanmasında yeterli olsa da bilginin çoğalması ve bilgisayarların ortaya çıkması ile birlikte bilgi dijital ortamlarda saklanmaya başlanmıştır. İçinde bulunduğumuz bilgi çağında, bilgiyi üretme, kaydetme, arşivleme, koruma, paylaşma ve bilgiden yararlanma biçimlerinin farklılaşması, bilgi ve iletişim teknolojilerinde gerçekleşen değişim ve gelişimden kaynaklanmaktadır. Veri, saklamaya ihtiyaç duyduğumuz her türlü bilgidir. Veritabanı ise birbiriyle ilişkili her türlü bilginin belli bir sistematik ile bir araya gelmesi ile oluşan bilgi topluluğudur. Veritabanları, çok büyük miktardaki bilgileri depolamada geleneksel yöntem olan dosya işleme sistemlerine alternatif olarak geliştirilmiştir. Bir veritabanı oluşturabilmek için veritabanı yönetim sistemi yazılımlarına ihtiyaç duyulur ve veritabanları bu yazılımlar aracılığıyla yönetilir.

Masaüstü Veritabanları

Belirli bir amaca göre düzenlenmiş kayıt ve dosyaların tümü veritabanını oluşturur. Verileri bilgisayar ortamında saklamanın yollarından biri olan veritabanlarını işlemek amacıyla Veritabanı Yönetim Sistemi yazılımları geliştirilmiştir. Modern veritabanı yönetim sistemleri, ilişkisel veritabanı yönetim sistemi ni kullanırlar. İlişkisel veritabanı yönetim sistemlerinde, veritabanındaki her kayıt bir tek konu hakkındadır ve yalnızca o konuyla ilişkili bilgileri içerir. Sistem tüm verileri tablolar içerisinde yönetir. Bu tablolar arasındaki veriler, çeşitli anahtarlar aracılığı ile birbirlerine bağlanır. Tablolarda, sütunlar arasında bir anahtar sütun yer alır ve bu anahtar sütun aracılığı ile birden çok tablo verileri birbiriyle bağlantı sağlayabilir, herhangi bir sorgulamada birlikte görüntülenebilir. Veritabanı yazılımlarını sunucu veritabanı yönetim sistemleri ve masaüstü veritabanı yönetim sistemleri olarak iki gruba ayırmak mümkündür. Sunucu veritabanı yönetim sistemleri karmaşık ve pahalı sistemlerdir. Kullanımı üst düzey bilgi ve beceri gerektirir. Masaüstü veritabanı yönetim sistemleri ise basit ihtiyaçların karşılanması için kullanılan, kişisel bilgisayarlarda çalışan ve elde edilmesi kolay olan ucuz sistemlerdir. Masaüstü veritabanı yönetim sistemi yazılımlarında hiç program kodu kullanmadan veritabanı hazırlamak mümkündür. Bu yazılımları kullanarak herhangi bir programcılık bilgisine sahip olmayan bir kullanıcı kendi veritabanı dosyalarını kolayca hazırlayabilir. Programcılık bilgisi olanlar ise hazırladıkları veritabanlarına kod yazarak daha ileri düzey işlemleri yapabilmektedir.

MS Access Veritabanı Yazılımı: Microsoft Access, veritabanı yönetim sistemleri arasına çok sonradan girmiş olmasına rağmen en yaygın kullanılan masaüstü veritabanı yönetim sistemleri yazılımlarından biridir. 90’lı yılların basında ortaya çıkan MS Access, ilk masaüstü ilişkisel veritabanı yönetim sistemidir.

MS Access’te Masaüstü Veritabanı Oluşturma: Windows görev çubuğunun sol ucunda yer alan Başlat düğmesine tıklanarak görüntülenen menüden Microsoft Access seçeneğini işaretleyerek Access programını başlatabilirsiniz. Açılış ekranında Son Kullanılanlar ve Diğer Dosyaları Aç olmak üzere iki farklı seçenek görüntülenir. Açmak istenilen veritabanı Son Kullanılanlar bölümünde listeleniyorsa bu bölümden seçim yapılarak, listede görünmüyorsa Diğer dosyaları aç seçeneği ile daha önce oluşturulmuş tüm veritabanı dosyalarına erişilerek veritabanı dosyası açılabilir. Yeni bir veritabanı dosyası oluşturulacaksa açılış ekranının solundan Yeni seçeneği işaretlenerek Boş Masaüstü veritabanı ya da veritabanı şablonlarından biri seçilebilir. Yeni veritabanı dosyası Boş masaüstü veritabanı seçeneği ile oluşturulduğunda veritabanı dosyasının adlandırılmasını isteyen Dosya adı kutusu açılır. Dosya adı kutusuna masaüstü veritabanı dosyasının adı yazıldıktan sonra konum seçilerek oluştur simgesine tıklanmalıdır. Masaüstü veritabanı dosyası oluşturulduğunda gezinti bölmesinde Tablo 1 olarak adlandırılmış boş bir Tablo veri sayfası görüntülenir. Bundan sonraki işlem adımı açılan bu tabloya veri girişi yapmak ya da başka bir kaynaktan verileri alarak yapıştırmaktır.

Tablolar, Formlar, Raporlar

Veritabanı sistemlerinin tümünde tablolar, formlar ve raporlar yer alır. Raporların ve formların oluşturulması MS Access veritabanı sistemi dışındaki veritabanlarında daha üst düzey bilgi gerektirir.

Tablolar: Tablolar belirli konular hakkındaki verilerin toplandığı bölümdür ve bir veritabanının en gerekli nesneleridir. Veri girişlerindeki hata yapma oranını azaltarak karmaşık veri yığınlarında çalışmayı kolaylaşır. Bir veritabanı tablosu görünüm olarak elektronik tabloya benzer. Veriler satır ve sütunlar içerisinde saklanır. Bu nedenle elektronik tabloları veritabanı tablolarına almak oldukça kolaydır. Tablolar, verileri belli bir düzen içerisinde kaydeder. Tablodaki her satır bir kayıt her sütun ise bir alan olarak kabul edilir. Kayıtlar, bağımsız bilgi parçalarının saklandığı alanlarda bulunur. Alanda bulunan tüm değerlere uygulanan ve bu değerlerin ne tür veriler olabileceğini belirleyen bir dizi niteliğe veri türü denir. Alanların; metin, tarih, sayı gibi belli bir veri türü olarak atanması gerekir. Access veritabanına tablo eklemenin çeşitli yolları vardır. Yeni bir veri kaynağı varsa yeni tablo oluşturularak veritabanına eklenebilir ve alanlar tanımlanarak veri girişi yapılabilir.

Tablo İlişkileri: İlişkisel veritabanlarında farklı tablolarda yer alan veriler başka bir tabloyu ilgilendirebilir. Bu durumda farklı tablolarda depolanan verileri bağlamak için tablolar arasında ilişkiler oluşturulur.

Bire Bir İlişkisi: İki tablo arasındaki bire bir ilişkisinde birincil tablodaki her kaydın birincil anahtar değeri ilişkili tabloda bir ve yalnızca bir kayda ait eslesen alan veya alanlardaki değere karşılık gelir.

Bire Çok İlişkisi: İki tablo arasındaki bire çok ilişkisinde birincil tablodaki her kaydın birincil anahtar değeri ilişkili tabloda birden çok kaydın eslesen alanı veya alanlarındaki değere karşılık gelir.

Çoka Çok İlişkisi: İki tablo arasındaki çoka çok ilişkisinde, tablolardan birindeki bir kayıt diğer tabloda birden çok kayıtla ilişkilendirilebilir. Otel örneğine devam edecek olursak bir otel çalışanı birden fazla müşteriye hizmet verebilirken, bir otel müşterisi de birden fazla otel çalışanından hizmet alabilir.

Anahtarlar: Anahtarlar, tablo ilişkisinin parçası olan alanlardır ve ilişkisel veritabanlarında tablolar anahtarlarla birbirine bağlanır. Anahtarlar genellikle tek alandan oluşsa da bazen birden fazla alandan da oluşabilir. Access’te birincil anahtar ve yabancı anahtar olmak üzere iki çeşit anahtardan söz edilebilir.

Birincil Anahtar: Birincil anahtar, değeri veya değerleri bir tablodaki her kaydı benzersiz olarak tanımlayan bir veya daha çok alan (sütun) olarak tanımlanabilir. Birincil anahtarda her zaman bir değer olmalıdır. Birincil anahtar Null (geçersiz, bos) değerlere izin vermez ve her zaman benzersiz bir dizine sahip olmalıdır. Birincil anahtar bir tabloyu diğer tablolardaki yabancı anahtarlarla ilişkilendirmek için kullanılır.

Yabancı Anahtar: İki tabloyu ilişkilendirebilmek için ortak alana ihtiyaç duyulduğunu belirtmiştik. Ortak alan bir tabloda birincil anahtar ise diğer tabloda yabancı anahtar olarak isimlendirilir.

Bilgi Tutarlılığı: Bilgi tutarlılığının zorunlu kılınması, bilgi tutarlılığını zedeleyen tüm işlemlerin Access tarafından reddedilmesini sağlar.

Formlar: Formlar, Access veritabanında yer alan nesnelerden biridir. Veritabanında depolanan tablolara veri eklemek, düzenlemek ya da görüntülemek amacı ile kullanılırlar. Formlar, verilerle çalışmaya yönelik kullanımı kolay bir biçim sunan arayüzlerdir. Formlara komut düğmeleri gibi işlevsel ögeler eklenebilir.

Boş Form Oluşturma: Denetim veya önceden biçimlendirilmiş öge bulunmayan bir form oluşturmak için, Oluştur sekmesinde Bos Form seçilmelidir.

Bölünmüş Form Oluşturma: Bölünmüş formlarla çalışırken tek bir formda iki form türü aynı anda kullanılabilir.

Tablo ya da Sorgudan Form Oluşturma: Veritabanındaki bir tablodan ya da sorgudan form oluşturmak için, Gezinti Bölmesi’nden oluşturulacak forma ilişkin verileri içeren tablo ya da sorgu seçilerek Oluştur sekmesinde Form işaretlenmelidir.

Birden Çok Kayıt Görüntüleyen Form Oluşturma: Sürekli form olarak da bilinen çok öge formudur. Birden çok kayıt görüntüleyen ama veri sayfasına göre daha fazla özelleştirilebilir olan bir form istiyorsanız, Çoklu Öge aracını kullanabilirsiniz.

Alt Form İçeren Form Oluşturma: Alt form, başka bir formun içine eklenen formdur. Birincil forma ana form adı verilir. Alt formlar, özellikle bire çok ilişkisi bulunan tablolardan veya sorgulardan alınan veriler görüntülenmek istendiğinde etkilidir. Bire çok ilişkisi, birincil tablodaki her bir kaydın birincil anahtar değerinin, ilişkili tabloda birçok kaydın eslesen alanındaki veya alanlarındaki değere karşılık geldiği iki tablo arasındaki ilişki olarak tanımlanır.

Gezinti Formu Oluşturma: Access’te veritabanındaki çeşitli formlar ve raporlar arasında geçiş yapmayı kolaylaştıran Gezinti Denetimi bulunur. Gezinti formu en basit tanımıyla Gezinti Denetimi içeren formdur.

Raporlar: Raporlar, veritabanında yer alan verilerin, yazdırılabilecek bir görünümde düzenlenmiş hâlidir. Bir rapor genellikle belli bir soruya yanıt verecek şekilde düzenlenir. Raporlar üzerinde bulunan her nesnenin boyutu ve görünümü üzerinde düzenleme yapılarak bilgiler istenilen biçimde görüntülenebilir. Access veritabanında oluşturulan bir raporda aşağıdaki düzenlemeler yapılabilir.

  • Gruplandırma, sıralama veya toplamlar ekleme
  • Koşullu biçimlendirmeyle verileri vurgulama
  • Renk ve yazı tiplerini özelleştirme
  • Logo veya arka plan görüntüsü ekleme

Grafik Arayüz ile Veri Sorgulama

Sorgular, veritabanının en önemli özelliğidir ve sorgularla pek çok farklı işlev gerçekleştirilebilir. Sorguların en sık kullanılan işlevi, tablolardan belirli verilerin bulunup, alınmasıdır. Görüntülenmek istenen veriler çeşitli tablolara dağılmış durumdaysa, sorgular sayesinde bu veriler tek bir veri sayfasında görüntülenebilir. Sorgular, belirtilen koşullara uyan verileri bulmaya ve almaya yardımcı olduğu gibi birden çok kaydı aynı anda güncelleştirmek, silmek ya da özel hesaplamalar yapmak için de kullanılır. Access’te seçme sorguları ve eylem sorguları olmak üzere iki temel sorgu türü vardır. Seçme sorgusu, veriyi bulup alır ve kullanıma hazır hâle getirir. Sorgunun sonuçları ekranda görüntülenebilir, yazdırılabilir ya da kopyalanabilir. Eylem sorguları yeni tablolar oluşturmak, var olan tablolara veri eklemek, verileri güncelleştirmek veya silmek amacıyla kullanılabilir. Seçme sorgusu yalnızca gereksinim duyulan verileri Veri Sayfası görünümünde almaya yardımcı olur. Seçme sorguları Sorgu Sihirbazı ya da Sorgu Tasarımı kullanılarak oluşturulabilir.