Ünite 6: Kurumsal Kaynak Planlaması Yazılımın Seçimi

Kurumsal Kaynak Planlaması Sisteminin Seçimi

Kurumsal Kaynak Planlama sistemi, işletmenin stratejisini, organizasyon şemasını ve kültürünü etkileyebilir. Bu yüzden, Kurumsal Kaynak Planlaması sistemlerinin seçiminde çok dikkatli olmak gerekir.

İşletme, kurumsal kaynak planlamasını uygulamadan önce, işletme süreçlerinin ve işlemlerinin değişmek zorunda olduğunu örgüt olarak kabul etmelidir.

Kurumsal Kaynak Planlaması seçiminde aşağıdaki 4 aşama göz önünde bulundurulmalıdır:

  • Seçim Ekibinin Kurulması
  • Kurumsal Kaynak Planlaması Yazılım Paketlerinin Karşılaştırılması ve Seçimi
  • Danışman Girişimin Seçilmesi
  • Yazılım ve Danışmanlık Sözleşmesinin Yapılması

Kurumsal Kaynak Planlama yazılımın seçimi için öncelikle, işletmenin ihtiyaçlarını bilen bölüm yöneticilerinden oluşan bir seçim ekibi kurulmalıdır. Böylece, işletme için yararlı ve avantaj sağlayabilecek doğru Kurumsal Kaynak Planlama yazılımına sahip olma kolaylaşır. Seçim ekibinde üst düzey yöneticilerden en az bir tanesi mutlaka yer almalıdır. Seçim ekibinde bulunanların, Kurumsal Kaynak Planlama yazılımı hakkında yeterli bilgiye sahip olmamaları, seçimin uzamasına ve hatalı kararların alınmasına yol açar.

Dünya çapında 500’ün üzerinde yazılım üreten girişim vardır (Kirkpatrick, 1998). Bu girişimlerin arasında da büyük bir rekabet vardır. Ancak, Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımı, yazılım endüstrisinde, bilinen bazı şirketlerin hakimiyetindedir. Müşterileri memnun etmek ve rekabet üstünlüğü sağlamak için Kurumsal Kaynak Planlaması yazılım tedarikçileri, sistemlerine sürekli yeni özellikler eklemektedir. Birçok Kurumsal kaynak Planlama tedarikçisi, işletmedeki iş ihtiyaçları için çeşitli şekillerde destek sunarken, bazı tedarikçiler ise bir alanda diğerlerine göre daha güçlü ve başarılıdır.

Danışmanlık, şirketlerin politika, prosedür, uygulama, yönetim problemleriyle ilgili analizlerinin yapılması, çözüm önerilerinin üretilmesi, derinlemesine bilgi desteğinin verilmesidir. İşletmeler, bilgi birikimi ve tecrübeden yararlanmak, çözümü zor bir konuda objektif görüş almak, politik etkilerin dışında kalarak denenmiş bir sistemi sağlam temeller üzerine kurmak ve organizasyonun bilgi, görüş ve yeteneğini arttırmak için danışmanlık hizmetlerine gereksinim duyarlar.

Kurumsal Kaynak Planlaması sisteminin seçimindeki en son aşama, yazılım ve danışmanlık sözleşmesinin yapılma aşamasıdır. Bu son aşamanın da önemi büyüktür. Nedeni, işletme ve tedarikçi-danışman arasındaki sözleşmenin içeriğinin ve maddelerinin çok net ve aynı zamanda ileriye yönelik yapılması gerektiğidir.

Kurumsal Kaynak Planlaması Yazılımı Seçim Kriterleri

Geleneksel Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımı geliştirme yaklaşımının yerini, bugün Kurumsal kaynak planlaması yazılımı geliştirme döngüsü almıştır. Kurumsal Kaynak Planlaması Yazılımı geliştirme döngüsü, çok sayıda kullanıcıyı içeren büyük projelerde ortaya çıkan problemlerin üstesinden gelmek için başvurulan aşamalar bütünüdür. Bu döngüsel sistem tasarımında, birçok açılımcı ve yazılımcı, binlerce saat çalışarak, ideal bilgi sistemini kurmaya çalışır. Kurumsal kaynak planlaması yazılımı geliştirme döngüsü, başlıca şu beş aşamada tamamlanır:

  • Yapılabilirlik araştırması
  • Sistem analizi
  • Sistem tasarımı
  • Sistemin uygulamaya konulması
  • Sistemin bakım ve onarımı
  • Sistemin değerlendirilmesi

Aslında bütün sistem açılımlarında, mevcut sistemin yapısını ve işleyişini olumsuz etkileyen ve verimliliği azaltan etkenler, başka deyişle sorunlar tanımlanarak işe başlanır. Sistem açılımında ilk adım, yapılabilirlik araştırmasıdır. Yapılabilirlik araştırması, yazılımcı olmayanlar tarafından kolayca anlaşılabilecek şekilde kaleme alınmalı ve rapor hâline getirilmelidir.

Yapılabilirlik araştırması, projeyi ekonomik, işlev, işlem ve teknik açıdan enine boyuna inceleyip, fayda maliyet karşılaştırmasıyla birlikte bütünlüğe kavuşturmalıdır. Söz konusu araştırma, en azından şu sorulara yanıt vermelidir:

  • Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımı projesinin beklenen maliyeti uygun mudur, yoksa daha düşük maliyetli bir çözüm de olabilir mi?
  • Önerilen Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımı işlev ve işlemlerin verimliliğini artıracak mıdır, yoksa bunları daha da karmaşık bir duruma sokarak amaçlara ulaşmayı engelleyecek midir?
  • Önerilen sistem için geliştirilmiş bir teknoloji ve yazılım var mıdır?
  • İşletme, önerilen teknolojiyi işletecek yeterli uzmanlara sahip midir?

Önerilen Kurumsal kaynak planlaması yazılımının yapılabilir olduğu görüldükten sonra, sıra, mevcut sistemin enine boyuna açılımını yapmaya gelir. Bu açılımla, uygulanmakta olan sistemin nasıl işlediği ve bu işleyişin işletmenin hangi kesimlerinde, ne gibi sorunlar yarattığı ortaya konur. Bütünleşik işletme sistemi, birbirini tamamlayan irili ufaklı birçok süreçten oluşur. Dolayısıyla, aslında sistem analizi, süreçlerin analizinden başka bir şey değildir. Bilgisayarla desteklenmemiş bir mal, hizmet ve bilgi üretim sürecinin açılımını yaparken, iş akış şeması (süreç diyagramı) çizmek gerekir.

İşletmenin sorunları ve gereksinmeleri, metin olarak, veri akış diyagramı olarak ya da diğer açılımlarla belgelenir.

Sistem analiz sonunda en az şu belgelerin hazırlanmış olması gerekir:

  • Ayrıntılı iş planları
  • Performans hedefleri
  • Uygulamalar
  • Prosedürler
  • Kullanıcı girdileri ve girdi denetimi

Tasarlanan Kurumsal Kaynak Planlamasının Uygulamaya Konması

Kurumsal Kaynak Planlaması sisteminin uygulanması, işletmeler için oldukça pahalı ve riskli bir yoldur. Birçok yazar, Kurumsal Kaynak Planlaması uygulamasının başarılı olması için gerekli faktörleri şöyle sıralamıştır:

  • Yeni sistemin uygulanabilirliğinin testi
  • Kullanıcıların katılımının sağlanması
  • Kullanacakların eğitilmesi
  • Kullanımda esnekliğin sağlanması
  • Yeni sistemin işletme çalışanlarına olumsuz etkilerinin azaltılması
  • Yeni sistemi uygulamaya koyma biçiminin seçimi
  • Uygulamaya Doğrudan Geçiş
  • Uygulamaya Paralel Geçiş
  • Pilot Uygulama
  • Aşamalı Geçiş
  • Kurumsal Kaynak Planlaması Sisteminin Değerlendirilmesi ve Performansının Ölçülmesi

Uygulama sürecinin ilk aşaması, geliştirilen yeni sistemin uygulanabilirliğinin, son bir kez daha test edilmesidir. Aslında test ve denetleme, Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımı geliştirme döngüsünün her aşamasında yapılmıştır. Bununla beraber, sistem uygulanmaya konulmadan önce, Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımı değişkenlerinin ideal işleyişe sahip olup olmadığını anlamak için, bütünleşik Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımı son bir kez daha gözden geçirilmeli ve işlerliği test edilmelidir. Yeni sistem tasarımı ve uygulaması, mevcut işletme işlemlerinde bazı değişiklikler yapmayı zorunlu kılar. Aslında bu durum, Kurumsal kaynak planlaması yazılımının en önemli özelliklerinden birisidir.

Değişime direnci azaltmada en önemli yaklaşım, sistemi geliştirirken ve uygularken kullanıcıların katılımını sağlamaktır. Katılımın başlıca üç büyük yararı vardır. Bunlardan ilki, kullanıcıların gereksinmeleri olan sistemi, tartışarak kavramalarıdır. İkincisi, sistem geliş- tirmeye katıldıkları için uygulamada güçlük çekmemeleridir. Üçüncüsü ise, gelişimine katkıda bulundukları projenin başarılı olması için ellerinden geleni yapma isteği duymalarıdır.

İnsanların bilmediğinden çekinmesi, bildiği sistemin bilmediği yönde değişmesinden korkması, bu konuda sinirli ve saldırgan olması, doğal bir davranıştır. Geliştirilen Kurumsal kaynak planlaması yazılımının benimsenmesinde temel kural, değişiklikten etkileneceklerin bilgi eksikliğini giderici yönde eğitim ve öğretimlerinin sağlanmasıdır.

Eğitimin sınıflarda yapılması, kullanıcılardan gelen sorulara yanıt olanağı verir; gözden kaçan bazı sorunların görünmesini sağlar, bu arada da bazı eksik ya da yanlış anlamaları ortadan kaldırır.

Kullanıcıların kolayca uyum sağlayabilmesi açısından, önerilen Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımının esnek olması, son derecede önemlidir. Ayrıntıları belirten ekran renkleri, duyarlı fare ara birimi, hızlı klavye kullanma özellikleri gibi basit olanaklar bile, kullanıcıları sisteme çekerek mutlu olmalarını sağlar.

Bilgisayar destekli yönetim bilgi sistemleri, eski uygulamadaki işlemlerin yapılmasını temelinden değiştirir. Bu değişimlerin büyük bir kısmını, daha işin başında öngörmek olanağı da pek yoktur. Yeni Kurumsal kaynak planlaması yazılımının uygulamaya konulmasından kaynaklanan söz konusu değişikliklerin, mümkün olan en kısa zamanda, kullanıcılara duyurulması gerekir. Ayrıca, insanların da ortaya çıkan yeni iş fırsatlarından yararlanmak için kendilerini değişikliklere uyarlamaları ve hazırlamaları gerekir.

Yeni Sistemin Uygulamaya Konma Biçiminin Seçimi

Kurumsal Kaynak Planlama sisteminin işletmelerde uygulamaya geçilme şekli dört biçimde olabilir; uygulamaya doğrudan geçilebilir, uygulamaya paralel geçiş yapılabilir, pilot uygulama yöntemi kurulabilir ya da aşamalı geçiş yöntemi kullanılabilir.

Kurumsal Kaynak Planlaması sistemini işletmeler, işletmelerine doğrudan uygulayabilirler. Doğrudan uygulama, iki şekilde yapılır: Birincisinde, çalışanlara Kurumsal Kaynak Planlaması eğitimi verildikten sonra, hemen uygulamaya geçilir. İkincisinde ise Kurumsal Kaynak Planlaması sisteminin içinde bulunan modüller, modül modül değil, tüm modüller aynı anda uygulanarak işletme Kurumsal Kaynak Planlaması sistemine doğrudan geçiş yapar. Yeni sistemin, parça parça uygulanmaya konulmasıdır. Örneğin, bir satış bilgi sisteminde, ilk önce satışların muhasebeleşmesi, daha sonra stok yönetimi modülü vb. uygulamaya konabilir. Girişim veya girişime bağlı işletmelerde, eski sistemin yerine yeni sistem gelince, artık güncel Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımının verimlilik artırıcı işlevi başlar. Bilgisayar ve bilgi teknolojisinde çok hızlı bir gelişim, iyileşme ve değişme yaşanmaktadır.