Ünite 7: Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) Uygulamasında Kritik Başarı Faktörleri

Kurumsal Kaynak Planlaması Sisteminde Kritik Başarı Faktörleri

ABD’de ilk kez ve sonrasında Avrupa ülkeleri ve Türkiye’de yaygın olarak kullanılmaya başlayan ERP sistemi; rekabetin attığı, müşteri odaklı yaklaşımın önem kazandığı günü- müz koşullarında, kaynakların verimli kullanılması ve iş akışlarının uyumlu hâle getirilmesi bakımından büyük önem arz etmektedir. Gelişen bilgi teknolojilerinden (BT) yararlanarak, paydaşları arasında iletişimi güçlendirmeye, örgüt içindeki verimliliklerini en üst düzeye çıkarmaya çalışmaktadır.

Paydaş : Toplumda işletmenin ilişkide olduğu, işletmenin faaliyetlerinden etkilenen ve faaliyetleriyle işletmeyi etkileyen toplumsal tarafların tümüdür.

ERP uygulamalarında başarılı olunması; ERP programının tedarikçileri, ERP sistemini işletmede uygulayanlar ve ERP’yi kullananlar için farklı anlamlar taşımaktadır. Paket programı oluşturanlar için anlamı; program satılabildiği ölçüde başarılıdır.

Etkin bir ERP uygulaması için -ihtiyacın ortaya çıkmasından sistemin kurulmasına ve sistemin değerlendirilmesine kadar olan süreçte önemle üzerinde durulması gereken kritik başarı faktörleri vardır. Aşağıda bu faktörlerden başlıcaları sıralanmaktadır:

  • Üst yönetim desteğinin sağlanması,
  • Sistem mimarisinin belirlenmesi,
  • Vizyon, hedefler, iş planları ve performans ölçütlerinin belirlenmesi,
  • Etkin proje yönetimi,
  • Güdüleyici değişim yönetimi,
  • Kusursuz ve doğru veri akışını sağlayacak uygun yazılımın seçilmesi.

ERP sisteminin işletmenin tüm birimlerinde uygulanabilmesi için sorumluluğun üst yö- netim tarafından, lüzumu hâlinde yazılı olarak, üstlenilmesi ve işletmenin tüm paydaşlarına duyurulması gerekir. Üst yönetimin liderlik özelliğini kullanması gerekir. İşgörenleri, ERP yazılımının yararları hakkında ikna etmek ve onları güdülemek ancak üst yönetimin sisteme inanması ile gerçekleşir.

ERP mimarisi oldukça karmaşık bir yapıya sahiptir. İşletme ERP kurulumunu yaparken, sistemin mantığı gerek yönetim kademeleri ve gerekse işgören tarafından iyi kavranmış olsa bile, ERP sistemini kurmak kolay olmayacaktır. ERP sistemi; bazıları önceden düzenlenmiş ve bazıları ise işletmenin gereksinimleri doğrultusunda düzenlenecek modüllerden oluşur. ERP’ye sıkı sıkıya bağlı kalıp onun düzenlenmelerini benimsemek, kullanıcı şikâyetlerine yol açar.

Bir projenin ilk aşaması, proje hedeflerinin ve bu hedeflere ulaştıracak yolların belirlenmesidir. Projelerde amaçlar, beklentiler, zaman ve maliyet hedefleri, getiriler ve riskler rakamsal olarak açıkça ifade edilmelidir.

İşletmede; ERP sistemine geçiş nedenleri, uygulama yöntemleri, kritik iş süreçlerine dönük gereksinimlerin kimler tarafından karşı- lanacağı ve hedeflere verimli bir biçimde ulaşma yolları belirlenmiş olmalıdır.

Müşteri İlişkileri Yönetimi : İşletmelerde müşteri sadakatini ve müşteri tatminini artırmaya, koruma ve geliştirmeye yönelik olarak uygulanan; mevcut müşterileri elde tutmayı, onlarla ilişkileri geliştirmeyi amaçlayan rekabetçi bir pazarlama stratejisidir.

Proje yönetimi, projenin başlangıcından sonlandırılmasına kadar olan süreçteki faaliyetleri kapsar. Bunlar; yazılım, donanım, organizasyon, insan, zaman ve bütçe gibi kaynaklar arasındaki karmaşık ilişkilerin, etkileşimlerin ve risklerin planlanması, yürütülmesi ve denetimi gibi faaliyetlerdir. ERP projelerinde proje yöneticisi; liderlik, iş hâkimiyeti, projeyi tabana yayma, yeni proje kazanımlarını personele anlatabilme yeteneğine sahip kişidir. Proje yöneticisi, ekibi oluşturan işletme çalışanları ve danışmanlarıyla birlikte tam zamanlı olarak görev yapar.

Değişim yönetimi, başarılı ERP uygulamalarında, öncelikli olarak ele alınması gereken konulardandır. ERP sistemleri, işletmelerde geniş kapsamlı ve köklü bir değişim sürecinin başlatılmasını gerektirir. Bu süreçte işletmede direnç, karmaşıklık ve pek çok hata ortaya çıkabilir. ERP uygulamaları, işletmelerde örgüt kültürünün değişmesine de neden olabilmektedir. Eğer işgören bu değişime hazır değilse uygulamayla meydana gelen değişimler işletmede kargaşa ve dirence yol açabilir.

ERP modüllerden oluşan bir sistemdir. İşletmeler ERP uygulamalarında modülleri tek tek ya da bir bütün olarak kullanmaktadır. ERP modülleri ortak bir veri tabanı kullanarak işletmenin işlevlerini ve süreçlerini destekleyen yapılardır. ERP yazılımları, farklı işletmeler tarafından üretilmiş olsa bile, temelde dört modülden oluşur. Bunlar; Finans ve Muhasebe, Satış ve Pazarlama, Üretim ve Malzeme Yönetimi ve İnsan Kaynakları modülleridir. Bu dört unsurun yanı sıra yardımcı modüller de yer almaktadır. Geliştirilen ölçütlerin dikkatli bir biçimde analiz edilmesi sonucu elde edilen bilgiler doğrultusunda işletmeler, kendi iş süreçlerine ve örgüt yapılarına uygun yazılımı bulabilirler.

Kurumsal Kaynak Planlaması Uygulamasının Yarattığı Sorunlar Ve Çözüm Yaklaşımları

İşletmelerin gelişerek uluslararası kimlik kazanmaları, faaliyet gösterdikleri pazarlardaki rekabet ortamı ve değişen ekonomik koşullar gibi parametreler ERP yazılımının gelişimini önemli ölçüde etkilemiştir. Bütün bu yararlarının yanı sıra, ERP yazılımlarının bazı sorunları da beraberinde getirdiği söylenebilir. Bu sorunlar;

  • Proje Aşamasında Karşılaşılan Sorunlar
  • Danışmanlık Sürecinde Karşılaşılan Sorunlar
  • İşgören Uyumsuzluğundan Kaynaklanan Sorunlar
  • Faaliyetlerin Uluslararası Düzeyde Gerçekleşmesinden Kaynaklanan Sorunlar
  • Uygulamanın Getirdiği Maliyet Artışından Kaynaklanan Sorunlar
  • Teknik Destek Yetersizliğinden Kaynaklanan Sorunlar

Proje Aşamasında Karşılaşılan Sorunlar

İş süreçlerinin etkin ve verimli bir biçimde yürütülmesi için süreçlerin, satın alınan ERP yazılımı ile uyumlaştırılması gerekir. İlk aşamada işletmeler, ERP yazılımında yer alan bazı modülleri iş süreçlerine uygun hâle getirmeye ya da yazılımdan çıkarmaya çalışır. Ancak satın alınan yazılımın tedarikçileri, çoğunlukla, işletmelerin ERP yazılımında bulunan modülleri değiştirmeden/uyumlaştırmadan var olan biçimiyle uygulamalarını ister.

Danışmanlık Sürecinde Karşılaşılan Sorunlar

Genellikle işletmeler, sistemin kurulumu, uygulanması ve örgütün genel yapısına uygun hâle getirilmesi adına yapılan kişiselleştirme aşamasında dışarıdan danışmanlık hizmeti alımına giderler. Intranet; örgütsel amaçlara ulaşma yolunda, iş süreçlerinin gerçekleştirilmesinde gerekli bilgi paylaşımı ve her türlü iletişimin doğru kişiler tarafından (örgüt çalışanları ve iş yaptığı ortakları), hızlı ve güvenli bir biçimde sağlanması için oluşturulan, örgüte ait özel bir iletişim sistemidir.

İşgören Uyumsuzluğundan Kaynaklanan Sorunlar

ERP yazılım uygulamaları, genelde iş bağlantılarını sağlayacak, gizli bilgileri paylaşacak ve daha önce yapılmamış olan iş kararlarını verebilecek işgörenleri gerektirir. İşletmeler bazen bu nitelikteki işgöreni işletme içinden temin etme yolunda sorunlar yaşamaktadır. Ayrıca, işgörene ERP uygulamalarının sonuçları hakkında aşırı sorumluluk yüklemeleri de işgörende motivasyon kaybına neden olabilir.

Faaliyetlerin Uluslararası Düzeyde Gerçekleşmesinden Kaynaklanan Sorunlar

ERP uygulamalarında görülen en önemli sorunlardan biri de işletmenin coğrafi olarak yurt içi ve/veya yurt dışındaki farklı bölgelerde bulunan fabrikalarının tedarikçi ve dağı- tım merkezlerinin kaynaklarını eş güdümlü olarak planlayamıyor olmasıdır. Küreselleşme sonucunda işletmeler, ERP sistemleriyle iş süreçlerini uluslararası düzeye getirmeye çalışırlar.

Uygulamanın Getirdiği Maliyet Artışından Kaynaklanan Sorunlar

ERP yazılımları karmaşık paketlerdir ve verimlilikte en yüksek artışlar, tanımlanan süreçlerin en basit olduğu yerlerde gözlenir. ERP yazılımının kolaylıkla uygulanamayacağı iş süreçlerinin olması muhtemeldir. Bundan dolayı, her birime ait bu tür işlevlerin dijitalleştirilmesine karar vermeden önce fayda/maliyet analizinin yapılması gerekir.

Teknik Destek Yetersizliğinden Kaynaklanan Sorunlar

ERP yazılım uygulamaları sırasında işletmelerde birtakım teknik sorunlarla da karşılaşılabilmektedir. Bu tür sorunlar genellikle, seçilen ERP yazılımının işletme hedefleri doğrultusunda kısa, orta, uzun dönemler için yapılan planları ve kullanılan iş süreçlerini karşılamadığı durumlarda ortaya çıkar. Yazılımı satın alan işletme, yazılıma alışma sürecinde, danışman firmanın bakım ve destek hizmetine daha fazla ihtiyaç duyacaktır. Bu noktada danışman firmanın deneyimi önemli olmakla birlikte, olası eksiklikler, işletme çalışmalarının durmasına kadar varabilen ciddi sıkıntılar yaratabilecektir.

Kurumsal Kaynak Planlaması Uygulamalarında En Çok Yapılan Hatalar

ERP yazılımlarının başarılı olabilmesi için yapılmaması gereken 6 temel hata bulunmaktadır. Bunlar aşağıdaki biçimde sıralanabilir:

  • ERP’nin Karmaşık İşler İçin Yapıldığını Varsayıp Sistemi Basitleştirmemek
  • Nasıl Bir İşe Başlandığının Yeterince Farkında Olunmaması
  • Projeye Doğru Kaynakları Aktaramamak
  • Değişimi Etkin Olarak Yönetememek
  • Bütünleşmeye İstekli ve Hazır Olmamak
  • ERP Çalışmasını Başlayıp Bitecek Bir Proje Olarak Görmek

İşletmeler genellikle, ERP yazılımlarının çok işlevsel olduğunu düşünerek, sistemin içinde bulundurduğu tüm işlevleri kendi iş süreçlerine uygulamaya çalışır. Yazılım içindeki bazı işlevler işletme yapısına uygun olmayabilir ya da bu işlevler işletme içinde yer almayabilir.

İşletmelerin içine düştükleri en büyük hatalardan biri de ERP yazılımının işlevlerini ve işleyişini tam olarak kavramadan sistemi uygulamaya çalışmalarıdır. Bu durum, proje ekibi ve işletme çalışanlarının kendilerinden kaynaklanabileceği gibi; proje kapsamındaki misyonlarının, ulaşılmak istenilen noktanın ne olduğunu ortaya koyabilecek yazılı veya durumsal tanımlamaların anlaşılabilir bir biçimde olmamasından da kaynaklanabilir.

ERP projesinde, projede görev alacak doğru insan kaynağını seçmek önemlidir. Çalışmada etkin olarak görev alacak kişiler, işletme uygulamaları konusunda yeterli bilgi ve deneyime sahip olmalıdır.

ERP projesi, işletmenin organizasyon yapısını ve iş yapma anlayışını da etkilemektedir. Projenin etkin bir biçimde yönetilebilmesi için proje ekibiyle diğer çalışanlar arasında kurulacak etkin iletişim ağı oldukça önemlidir. Bunu oluşturabilmek adına üst yönetimin, çalışanlarına değişimle ilgili aydınlatıcı ve güdüleyici bilgileri vermesi gerekir.

ERP çalışması sonucu elde edilebilecek bütünleşmeye (entegrasyon) istekli ve açık değillerdir. Çalışanlar genellikle, mevcut rollerinin sabit kalmasını arzular ve değişime karşı isteksizlik gösterirler. Bu durum, ERP uygulamasının mevcut verim düşüklüğünü daha da artırarak, sistemi verimsizlik üreten bir duruma dönüştürür.

ERP proje çalışmaları, genellikle, proje dönemi olarak adlandırılan bir süreçten geçer. Burada işletmeler, ERP çalışmasının sadece proje dönemini kapsadığı düşüncesi üzerine odaklanıp proje tamamlandıktan sonraki süreci dikkate almama hatasına düşebilmektedir. Bu yaklaşım tarzını izleyen işletmeler, gelecekle ilgili planlama yapmadıkları için faaliyetleri sadece proje dönemiyle sınırlı kalmaktadır.

Kurumsal Kaynak Planlaması Sistemlerinde Performans Değerlendirme

Bir BT ürünü olarak ERP yazılımları, işletmelerin karar mekanizmalarına gerekli bilgiyi sağlamak suretiyle işletme süreçlerinin işleyişini sağlayan teknoloji uygulamalarıdır. Bu uygulamalar oldukça pahalı yatırımları da beraberinde getirmektedir. Yani, ERP yazılımlarına ayrılan maddi kaynaklar, tüm kaynaklar içinde önemli bir orana sahiptir ve bu oran gün geçtikçe daha da artmaktadır.

Performans değerlendirmesi ile performans ölçümü kapsam açısından birbirinden farklıdır. Performans ölçümü, ERP sisteminin başarım düzeylerini ölçerken; değerlendirme ise ERP sisteminin özelliklerini ve neden sonuç ilişkilerini daha ayrıntılı bir biçimde incelemektedir.

Değerlendirmeyi Yapanlar

ERP değerlendirilmesi bizzat işletme çalışanları tarafından yapılabilir. Bu değerlendirme örgütsel öğrenmenin pekişmesini ve uygulamaların gelişmesini sağlar. Ancak çalışanların nitelikleri ve zamanı bu iş için yeterli olmayabilir. Bu durumda çeşitli araştırma kuruluşları ve danışmanlık firmalarından da yararlanmak mümkündür.

Değerlendirme Aşamasının Belirlenmesi

ERP sisteminin değerlendirilmesi, ön değerlendirme adı verilen; hangi stratejik amaç, hedef, faaliyet, proje ve politikaların uygulanacağına karar verilmesi aşamasında yapılabilir. İyi bir ön değerlendirme, hedefler konusunda açık olmayı, bunlara ulaşmak için alternatif yollar düşünmeyi, dikkate değer olduğu düşünülen her seçeneğin maliyet/fayda ve risklerinin tahminini içerir.

Değerlendirmenin Yapılış Biçimine Göre Sınıflandırılması

ERP sisteminin değerlendirilmesinde pek çok yaklaşım ve yöntemden yararlanmak mümkündür. Bunlardan ilki, belge üzerinden yapılan değerlendirmedir. Burada, ERP sisteminin en önemli yönleri ele alınmaktadır. Yöntem, diğer yaklaşımlara nazaran, göreceli olarak daha kısa zamanda en iyi sonuca ulaşılmaya imkân tanır.

ERP Sisteminin Performans Ölçümü

Performans ölçümü; ürün/hizmetlerin veya işlemlerin yerine getirilmesinde, görevlerin nasıl gerçekleştiğinin bir program dâhilinde nesnel olarak ölçülmesi yöntemidir. Bu yöntem ERP sistemlerinin ölçülmesinde de kullanılabilir.