Ünite 3: Kurumiçi Halkla İlişkilerde Kurum Kültürü ve Önemi

Kültür Kavramının Kurumlardaki Yeri

Kurum kültürü çalışmaları kurumların sadece diğer kurumlardan ayırt edilmesini sağlamaya yönelik değil aynı zamanda rekabet üstünlüğü sağlayacak, çalışanların motivasyonunu artıracak yapıya da sahiptir. Kurum kültürü ya da örgüt kültürü kavramı, bir kurumun karakterini tanımlamak için yöneticiler, sosyologlar ve akademisyenler tarafından 1960’larda ortaya atılan bir kavramdır. Kurum kültürün temel öğeleri olarak, temel değerler, normlar, semboller ve dil, hikâyeler ve mitler, seremoniler ve törenler kullanılmaktadır. Kurumun kuruluş hikâyeleri, kurumun kuruluşunda ya da başarısında rol oynayan liderler ya da kahramanların hikâyesi, kurumun sahip olduğu değerler, gelenekler, törenler kurumiçi iletişim yoluyla kurum üyelerine aktarılmakta ve paylaşılmaktadır. Kültür, bir grup tarafından paylaşılan tutumlar, inançlar, gelenekler, değerler ve pratikler bütünü olarak tanımlanır. Kurum kültürü kavramı, kültürel antropolojiden kaynaklanır ve örgütsel davranış, yönetim, pazarlama ve halkla ilişkiler literatüründe oldukça geniş bir kaplar.

Kurum Kültürü Kavramı

1980’lerden itibaren kurumiçi iletişim, halkla ilişkiler ve iletişim yönetimi en hızlı gelişen uzmanlıklar arasında yer almıştır ve 1990’larda yükselen bu alanlara olan merak önce ABD’de başlamış daha sonra Avrupa’ya yayılmıştır. Kurum kültürü konusu kurum başarısına katkıda bulunan temel unsurlarından biri olarak kabul edilmiştir. Kurum kültürü sadece bir kurumun kurucuları, yönetim ve çalışanları tarafından oluşturulan bir kültür değildir, aynı zamanda millî kültür ve gelenekler, ekonomik eğilimler, uluslararası ticaret, şirket büyüklüğü ve ürün yapısından da etkilenir. Kurum kültürü, bir kuruluşun amaçları, stratejileri, köklü yapısı, çalışanları, müşterileri, yatırımcıları ve içinde bulunduğu topluluğa yönelik yaklaşımların bir bütününü içermektedir. Kurumlar açısından üç boyuttaki kültürden söz edilebilir (Oktay, 2000; 101):

  • Kurum büyük ölçüde içinde bulunduğu toplumun ve grubun kültürünü yansıtmaktadır.
  • Kurumlarda çalışanlar, kendi mensup oldukları grubun (ırk, yöre, etnik grup, din vs) kültürünü kurum içine taşırlar.
  • Her kurumun çalışanların ve toplumun kültürel yapısından bağımsız kendine özgü bir kurum kültürü vardır.

Edger Schein’in yaygın biçimde kabul görmüş tanımlamasına göre örgüt kültürü, “bir işletme ya da kurumun özelliğini veren paylaşılan tutum, değer, hedef ve uygulamalar kümesidir”. Kurum kültürü, davranışsal normları sağlamak için biçimsel yapıyı karşılıklı olarak etkileyen bir kurum içinde paylaşılan değerler, inançlar ve alışkanlıklar sistemidir. (Okay, 1999:224). Kurum kültürünün genel olarak tanımlarındaki ortak özellikler ise Özkalp ve Kırel (2005; 178) tarafından şöyle açıklanmaktadır:

  • Örgüt içerisinde paylaşılan değerlerdir.
  • Örgütün kültürünü oluşturan değerlerin olduğu gibi kabul edilmesidir. Bu değerler çalışanların kendi geliştirdikleri fikir ve inançlardan oluşmaktadır.
  • Bu değerler çalışanlar için sembolik anlamlar taşımaktadır. Bu anlamlar kurum içerisinde çalışanların etkileşimi yoluyla öğrenilmektedir.

Kurumiçi iletişimde, kurum kültürü bağının kurulabilmesi için kurumun yönetim stratejileri doğrultusunda amaç ve hedeflerinin belirlenmesi gerekir.

Kurum kültürünün düzeyleri: Shein’e (2010:24) göre kültürün düzeyleri eserler, değerler ve varsayımlardan oluşmaktadır:

Kültürün Üç Düzeyi:

  1. Eserler
    • Gözlenen ve hissedilen yapı ve süreç
    • Gözlenen davranış
      • Yorumlaması zor
  2. Benimsenen İnanç ve Değerler
    • İdealler, hedefler, değerler, istekler
    • İdeolojiler
    • Akla yatkın hâle getirme (rasyonelleştirme)
      • Davranış ve diğer eserlerle uyumlu olabilir ya da olmayabilir
  3. Altta yatan temel varsayımlar
    • Bilinçsiz, kanıksanmış inanç ve değerler
      • Davranış, algı, düşünce ve hislerin belirlenmesi

Eserler (Artifacts): Eserler grupların görülebilir ürünlerini içerir: fiziksel çevrenin yapısı, dili, teknolojisi ve ürünleri, sanatsal tasarımları, stili, kılık kıyafet biçimi, tanımlanan hareket tarzları, duyguların gösterimi, organizasyon hakkında mit ve hikâyeler, listelenen değerler, gözle görülen ritüeller ve seremoniler.

Benimsenen İnanç ve Değerler (Espoused Belief and Values): Tüm grup öğrenmeleri sonuçta birinin orijinal inanç ve değerlerini yansıtır. İdealler, hedefler, değerler ve istekler gibi gözlenebilir davranışları içerir. Bilinçsiz bir biçimde kabul edilen temel varsayımlar kurumdaki kuram ve felsefeleri belirlemektedir.

Temel Varsayımlar (Basic Underlying Assumptions): Kültürün özünde temel varsayımların deseni yatar ve bunlar anlaşıldıktan sonra diğer yüzeye yakın düzeylerde olanları kolaylıkla anlar ve onlarla uygun biçimde başa çıkar.

Kurum kültürünün boyutları: Robbins (1990, akt:Vural, 2003; 60) kurum kültürünün, kurumlar açısından farklılığını ortaya koyan boyutları şu şekilde sıralamıştır:

  1. Bireysel inisiyatif: Örgüt çalışanlarının sahip olduğu özgürlük, bağımsızlık ve sorumluluk derecesi.
  2. Risk toleransı: Çalışanların girişkenliğe, yeniliklere açık olmaya ve risk almaya ne kadar teşvik edildikleri.
  3. Yön: Örgütün çalışanlarına verdiği, açık hedefler ve kendilerinden beklenilen performansın derecesi.
  4. Bütünleşme: İş yerindeki bölümlerin ne kadar bir arada ve koordineli bir şekilde çalışmaya teşvik edildikleri.
  5. Yönetim desteği: Örgüt içinde üstlerin astlarına sağladığı açık iletişim, yardım ve desteğin derecesi.
  6. Kontrol: Örgütte geçerli olan kural ve yönetmeliklerin sayısıyla, işçi davranışlarını takip ve kontrol etmek için direkt yapılan denetim miktarı.
  7. Kimlik: Çalışanların, kendi uzmanlık sahaları veya belirli çalışma gruplarından öte, örgütü bir bütün olarak görebilme ve tanımlama dereceleri.
  8. Ödül sistemi: Kıdem süresi veya adam tutma gibi değişkenlere bağlı olmadan işçi performans kriterine dayanan ödüllerin (ücret artışı ve terfi gibi) derecesi.
  9. Fikir ayrılıklarına verilen tolerans: Örgütte çalışanların fikir ayrılıklarından kaynaklanan çatışmaların ne kadarının tolere edildiği ve işçilere verilen açık kritizm ve mücadele etme derecesi.
  10. İletişim modelleri: Örgütsel iletişimin, resmî otorite hiyerarşisiyle ne kadarının sınırlandırıldığının derecesi.

Kurum Kültürünün Özellikleri ve İşlevleri

Kurum kültürü, kurumların uygulamalarına ve değişimine rehberlik edebilmek için farklı kaynaklar ve süreçler kullanır. Bu kaynakların ve süreçlerin kullanımı kurumu diğer kurumlardan farklılaştıran özellikleri ortaya koymaktadır. Kurum kültürünün sahip olduğu özellikler ve işlevleri şöyle sıralayabiliriz:

  • Ayırt edici özelliğe sahiptir: Her kurumun kendine özgü bir kültürel yapısı vardır.
  • Öğrenilmiş ya da sonradan kazanılmış bir olgudur: Kurum çalışanları tarafından zaman içerisinde öğrenilerek ve paylaşılarak sürdürülür ve yeni işe başlayanlara aktarılır.
  • Değerlerin paylaşımını sağlar: Kurum çalışanlarının paylaştığı değerler bütünü olarak ele alınır.
  • Değerlerin benimsenmesini sağlar: Belirlenen değerler bütünün, örgüt üyelerince sorgulanmaksızın doğru kabul edilmesidir.
  • Bütünleştirici bir yapıya sahiptir: Çalışanların kurum ile bütünleşmelerini kolaylaştırır.
  • Koordinasyon fonksiyonu vardır: Kurum kültürü aracılığı ile davranış kalıpları sunulur, davranışlar yönlendirilir ve gerektiğinde koordine edilir.
  • Motive edici etkisi vardır: Çalışanların kuruma yönelik anlayışlarının iyileştirilmesine yönelik katkı sağlar.
  • Tarihsel bir geçmişi vardır: Kültür, işletmenin o güne kadar olan birikimlerini içeren tarihî bir perspektif yansıtır.
  • İletişim çalışmalarını içerir: Kültürlerin oluşmasında çalışanların duygu paylaşımları önemli rol oynar.
  • Kurumsal kimlik duygusu yaratır: Çalışanların kuruma olan bağlılığını artırarak onların kendilerini kurumun bir parçası olarak görmelerini sağlayacak biçimde destek sağlar.
  • Sembolik bir yapısı vardır: Kurum içinde söylenen, yapılan, üretilen ve görünenlerin arasındaki sembolik anlamlar önem taşımaktadır.

Kurum Kültürünün Öğeleri

Temel Değerler: Kurum içerisinde çalışanların erişilebilecekleri hedeflerin gösterilmesi gerekir ve o hedeflere ulaşabilmek için kullanılacak stratejiler paylaşılmalıdır.

Normlar: Doğru ve yanlış ayrımıyla ilgili davranış beklentileridir ve örgüt kültürü içinde uyulması gereken çalışma kurallarını ele almaktadır.

Seremoniler, Törenler ve Ayinler: Özel etkinliklerdir.

Hikâyeler ve Mitler: Günümüzde kurumlar özellikle kurum kültürünü oluşturmak için mitlerden yararlanmaktadır. Hikâyeler, kurumun geçmişinden ya da dinlenen, tanık olunan ve kurum için bir anlam ifade eden olaylardır.

Kahramanlar: Kahramanlar kurum değerlerini somutlaştıran insanlardır. Kurum çalışanları tarafından örnek alınır.

Semboller ve Dil: Özel bir anlam ifade eden obje, olay ve hareketlerdir. Kurum logoları, bayrakları, ticari unvanları bir semboldür.

Kurum Kültürü Türleri

Kurumların kuruluş dönemlerinde, değişimler ya da büyük birleşmeler yaşadıkları süreçte kurum kültürünün önemli bir role sahip olduğu görülmektedir. Kurum kültürü ya da diğer bir deyişle örgüt kültürü üzerine farklı yapıların tanımlandığı ve türlerin sıralandığı görülmektedir.

Rakip değerler çerçevesi: Kurumsal başarı ile kurumsal kültür arasındaki ilişkiyi inceleyen bir model olarak geliştirilmiştir.

Klan kültürü: İçe odaklanmayı ve esnek olmayı; işbirlikçi, arkadaş ve aile canlısı olmayı yansıtır.

Pazar kültürü: Dışa odaklanma söz konusudur ve istikrarlı, rekabetçi ve sonuç kökenlidir.

Hiyerarşi kültürü: İçe odaklanmıştır; istikrarlı, yapılandırılmış ve iyi koordine edilmiş kurumlarda görülür.

Adhokrasi kültürü : Dışa odaklıdır; esnek, yenilikçi, dinamik ve girişimci kurumlarda görülür.

Goffee ve Jones’in örgüt kültürü sınıflandırması: Rob Goffee ve Gareth Jones’un (1996) sınıflamalarına göre dört tür kültür ele alınmıştır. Bu sınıflandırmada kültürün iki boyutta ele alındığını görmekteyiz: dayanışma (solidarity) ve sosyalleşme (sociability).

Ağa Dayalı (Networked) Kültür: (Yüksek Sosyallik Düşük Dayanışma) Çalışanların sıklıkla dışarıda beraber zaman geçirmesi ve belli ritüelleri yerine getirmesi söz konusudur. Bu tür örgütlerde çalışanların aralarındaki ağ yapısının güçlü olduğu görülmektedir.

Kâr Amacı Güden-Çıkarcı (Mercenary) Kültür: (Düşük Sosyallik, Yüksek Dayanışma) Neredeyse tüm iletişim iş konularına odaklanmıştır. Bireysel çıkarlar, kurumsal hedeflerle örtüşmektedir.

Bölümlenmiş (Fragment) Kültür: (Düşük Sosyallik, Düşük Dayanışma) Kurum bağlılığı düşük düzeydedir. Çalışanlar genellikle kendisi için çalışır.

Ortak (Communal) Kültür: (Yüksek Sosyallik, Yüksek Dayanışma) Tipik olarak küçük, hızla gelişen ve girişimci kurumlarda bu özelliğe rastlanmaktadır. Çalışanlar kendi aralarında sosyal ilişkiler kurabilmektedir.

Handy’nin örgüt kültürü sınıflandırması: Charles Handy, antik Yunan tanrılarıyla kurumları tanımlama yoluna gitmiştir. Handy’nin örgüt kültürleri için dörtlü bir sınıflandırmaya gittiği görülmektedir (Handy, 1993:183; Okay, 1999: 227; Vural, 2012: 74-81):

Güç Kültürü ( The power culture: Zeus): Bir liderin baskın rolüyle tanımlanmaktadır. Güç kültürünün geliştiği kurumlarda merkezî bir güç söz konusudur. Bu kurumlarda az sayıda kural ve prosedür uygulanmaktadır.

Rol Kültürü (The role culture: Apollo): Mantık ve akılcı yaklaşımlarla çalışan bürokratik kurumlardır. Fonksiyonel yapıları, iş tanımları ve süreçlerin yazılı olması nedeniyle bürokratik kurumlar olarak adlandırılırlar.

Görev Kültürü ( The task culture: Athena): Görev kültürü iş veya proje odaklıdır. Çabuk adapte olunabilen, iş bitirici destekleyen ve örgütsel hedeflerle bütünleştiren bir kültürdür.

Birey kültürü ( The person culture: Dionysus): Bireylerin ihtiyaçlarıyla ilgilenen kurum kültürüdür. Birey kurum için çalışacağından, kurum bireye hizmet etmektedir.

Toyohiro Kono sınıflandırması: Kültürün kurumlar içerisindeki konumunun belirlenebilmesine yardımcı olacağı düşüncesiyle Toyohiro Kono da bir kurum kültürü sınıflandırması geliştirmiştir (Vural, 2012: 83; Okay, 1999: 229):

Dinamik Kültür: Yeniliklerin ve kurumdaki genel değerlerin önem kazandığı kültürdür.

Lideri İzleme ve Dinamik Kültür: Çalışanlar şirketin lideri olan şirketin kurucusu olan güçlü bir lideri izlemektedir.

Bürokratik Kültür: Çalışanların davranışları kurallar ve standartlarla belirlenir.

Hareketsiz (Durağan) Kültür: Eski davranış örneklerinin tekrarlandığı bir kültürdür ve değişimlere ve yeni fikirlere karşı duyarsız davranılır.

Güçlü Lider ve Hareketsiz Kültür: Üst yönetim otokrattır ve girişimcilikten uzaktır.

Kurum Kültürü Modelleri

Kurum kültürünün anlaşılmasını ve başarılı olmasını sağlamak üzere birtakım modellerin geliştirildiği görülmektedir.

Talcot Parsons-AGIL modeli: Parsons’a göre her sosyal sistemde, devamlılığı sağlamak için belirli fonksiyonların karşılanması gerekir. AGIL modelinin adı bu fonksiyonların İngilizce karşılıklarının ilk harflerini içermektedir. Bu fonksiyonlar şunlardan oluşmaktadır:

  • Adaptasyon ve uyum (Adaptation)
  • Amaç edinme ve amaca ulaşma (Goal attainment)
  • Bütünleşme (Integration)
  • Meşruluk (Legitimacy)

William G. Ouchi modeli: Z teorisinin mucidi olan Japon araştırmacı Prof. William G. Ouchi’nin örgüt kültürünü üç farklı grup işletme üzerinde çalışarak analiz etmesiyle model oluşturulmuştur. Bu işletmeler, tipik Amerikan şirketleri, Japon şirketleri ve Z tipi Amerikan şirketleridir. Japon şirketleri ve Z tipi Amerikan şirketlerin diğer tipik Amerikan şirketlerine göre daha başarılı olduklarını bulmuştur. Bu şirketlerin başarılı olmasını sağlayan bu özellikler şöyle sıralanmaktadır.

  • İşgörenlere bağlılık (commitment of employees)
  • Değerlendirme (evaluation)
  • Kariyer gelişimi (careers)
  • Kontrol veya denetim (control)
  • Karar verme (decision making)
  • Sorumluluk (responsibility)
  • Çalışanlara ilgi (concern with people)

Mary hatch örgütlerin kültürel dinamikleri modeli: Hatch (1993), Edgar Shein’in kültür düzeylerini açıklayan modelini geliştirerek Kültürel Dinamikler Modelini oluşturmuştur. Görünme süreci, varsayımların, örgüt üyelerinin algılamalarını, bilgilerini ve duygularını açığa vurmasını sağlamakta, gözle görülmeyen varsayımları farkedilebilir değerlere çevirerek örgüt kültürünün oluşumuna katkı sağlamaktadır. Gerçekleştirme süreci, beklentilerin toplumsal ve materyal gerçeğe dönüşerek ve mevcut değerin yaratılanlar sayesinde düzenlenmesinden oluşur.

Kurum Kültürünün Önemi

Bir kurumun sahip olduğu inançlar, semboller, ritüeller, mitler kurum kültürü uygulamalarının bir kalıbı olarak ve çalışanların birleştirici bir gücü olarak ele alınır. Güçlü kurumlar, kurum başarısını üç tane önemli işlevi kullanarak artırabilecektir (McShane & Glinow; 2008; 466):

  1. Kontrol Sistemi (Control System): Kurum kültürü, sosyal kontrol yapısıyla çalışanların karar ve davranışlarını etkileyecek biçimde yerleştirilir
  2. Sosyal Tutkal (Social Glue): Kurum kültürü insanları sosyal bir tutkal gibi bir arada tutabilir.
  3. Duygu Yaratma (Sense-Making): Kurum kültürü, duygu yaratılması sürecine yardımcı olur.

İnsanların verimli çalışmasını sağlamak amacıyla, etkili bir gelişen ve başarılı olmak isteyen işletmelerin, kurum kültürü ile kombine edilmesi gerekir. Kurum kültürü, çalışan motivasyonu, moralini, üretkenlik ve verimlilik; iş kalitesi; yenilikçilik ve yaratıcılık ve işyerinde çalışanların tutumunu değiştirmek ve etkilemek gibi görevler üstlenmektedir (Sun, 2008):

  • Kurum kültürü, iş performansını geliştirmek için güçlü bir araçtır, bu nedenle rekabet avantajı sağlar.
  • Kurum kültürü kapsamında çalışanların davranışlarının yönetim tarafından yönlendirilmesini ve kontrolünü sağlayacak biçimde seçilen ayinler, hikâyeler, semboller ve ortak değerler kullanılır.
  • Kurum yöneticileri kendi iş tatminlerinin yanı sıra çalışanlarının da iş tatminini sağlama konusunda daha istekli hale gelmiştir.
  • Kurum kültürünün örgütsel performans, bireysel tatmin, sorun çözümü, yaratıcı çalışmalar geliştirmek üzere bir potansiyele sahip olduğu eklenebilir.

Bir kurum olarak çalışanların sadece maddi olanaklar açısından değil belli bir gruba ait olma ve kendilerini ifade etme gibi ihtiyaçlarının da tatmin edilmesi sağlanmalıdır. Steinmann ve Scheyögg’in kurum kültürünün olumlu ve olumsuz etkilerini şu şekilde sıraladıklarını görüyoruz (akt:Okay, 1999; 249):

Olumlu etkiler:

  • Kurumdaki karmaşayı azaltarak davranış oryantasyonu sunar böylece çalışanlar nasıl davranmaları gerektiğini bilirler,
  • Şeffaflığa dayalı iletişim biçimi sunması nedeniyle bilgilerin güvenli biçimde yorumlanmasını ve yanlış anlamaların ortadan kalkmasını sağlar,
  • Hızlı bilgi işleme ve karar vermeyi sağlar,
  • Plan ve projelerin hızlandırılmış biçimde uygulanmasını sağlar,
  • Kurum kültürü düşük bir kontrol gereği sağlar,
  • Kurum kültürü yüksek motivasyon ve sadakat sağlar,
  • Korkuyu azaltıp sağlamlık ve kendine güvenin gelişimini sağlar.

Olumsuz etkiler:

  • Kurumun sahip olduğu değer sistemleri ve oryantasyon gücü hükmedici bir güç olarak görülmektedir,
  • Güçlü bir kurum kültürü yeni oryantasyonları bloke edebilir,
  • Derin ve temel değişim söz konusu olduğunda engel hâline gelebilir,
  • Duygusal bağlar nedeniyle yeni fikirlere yönelik düşünce ve eleştirilerde çekingen davranışlar yer almaktadır,
  • Olumsuz düşünce ve görüşler kültürel değerlerin lehine arka plana itilirler,
  • Kurumsal değişim için gözle görülmeyen engeller olarak değerlendirilir.

Çalışanların başarılı bir grup çalışması gerçekleştirmeleri, bağlılık ve verimlilik düzeylerinin artmasına ve dolayısıyla ürün ve hizmet kalitesine de katkı sağlar.