Ünite 3: Kurum İçi Halkla İlişkiler ve Uygulamaları

Kurum İçi İletişim

Günümüzde meydana gelmekte olan hızlı ve sürekli gelişmeler, kurumları amaçlarını düzenli olarak gözden geçirmeye itmektedir. Gelişme ve değişime ayak uydurmak, büyüyebilmek ve her şeyden önemlisi ayakta kalabilmek için kurumlar, iş verenler, yöneticiler, stratejilerini, belirlemeye çalışırlar.

Bir iş yerinde, çalışan kişiler o iş yerinin en önemli parçasını meydana getirirler. Çünkü çalışan kişiler kurumun başarımı ile ilgili düşüncelerini diğer hedef kitlelerle paylaşacaklardır. Bu paylaşımın sonucunda da kurumun başarımı etkilenecektir. İşte bu nedenlerle kurumlar çalışanlarına gereken önemi vermek zorundadırlar. Kurumlar çalışanlarının iyi niyetlerini kaybetmemelidir. Aksi taktirde kurumların geleceği açısından çok önemli olan bu gruba karşı yaptığı hataları düzeltmek ve onarmak için çok zor bir çaba içine girmek durumunda kalabilirler.

İşverenler, yöneticiler, mutlaka çalışan alt kadrolarını, yönetmeli, motive etmeli, bilgilendirmelidir. Kurum içi iletişim çalışmaları ile çalışanların başarımı fazlalaşacaktır.

Kurum İçi İletişim ile Kurum İçi Halkla İlişkiler İlişkisi

Genelde bir iş yerinde kurulan iletişim ile iş yeri halkla ilişkileri eş anlamlı olarak kullanılmaktadır. Bu iletişim ile halkla ilişkiler sözcüğünün eş anlamlı kullanılması yanlıştır. Çünkü kurum içi halkla ilişkiler iş yeri (kurum) içi iletişimin bir tipidir. Açık bir ifadeyle iş yeri içindeki iletişimin resmi bir şekli olan kurum içi halkla ilişkiler, aynı iş yeri dışı halkla ilişkilerde olduğu gibi iş yerinin yani yönetimin yaptıklarını iş yeri (kurum) içi hedef kitleye karşı temsilciliğini yapar.

Kurum içi halkla ilişkilerin araçları; yazılı araçlar, sözlü araçlar, görsel araçlar şeklinde sıralanabilir. Kurum içindeki iletişim araçlarını da; bilgilendirmek, motive etmek, yönetmek şeklinde sıralamak mümkündür.

Kurum Kültürü

Kurum kültürü, kurum içinde bireylerin nasıl davranması, birbirlerini nasıl etkilemeleri gerektiğini biçimlendiren, işlerin nasıl yapıldığını gösteren, ortak paylaşılan inançlar, tutumlar, tahminler ve beklentiler modelidir. Kurum kültürünü oluşturan çeşitli semboller vardır. Bu semboller kurum içerisinde oldukça önemli bir etkiye sahiptir. Bu etkiler şöyle maddeler halinde sıralanabilirler; davranış için güvenlik oluşturulması, birbirine ait olma duygusunun ve genel bütünleşmenin geliştirilmesi, “Biz” duygusunun desteklenmesi, temel değerlerin güçlendirilmesi ve onaylanması, bir aidiyet duygusunun oluşturulması, kurum içerisinde güçlü bir beraberliğin oluşturulması, kurum içerisinde kişiler arasındaki mesafenin en aza indirilmesi, çalışanların daha hızlı entegrasyonu, ortaklık oluşturulması, duygusal bütünleşmenin desteklenmesi, gelişim sürecinin açıklanması için bir mekanizma olması, kültür ile ilgilenmek ve onu değiştirmek için hareket noktaları olması.

Kurum çalışanları, kurumu ve o kurumda geçerli olan değerleri, normları genellikle kurumsal semboller aracılığıyla tanır, öğrenir ve pekiştirirler. İşte bu yönleriyle kurumsal semboller, kurumun çalışanları arasında kullanılan bir iletişim aracı ve kurumsal toplumsallaşma sürecinde de önemli bir öğrenme aracıdırlar. Bu semboller; Seremoniler, Törenler, Düzenli Toplantılar, Hikayeler ve Mitler, Kahramanlar ve Süperstarlar gibi bölüm başlıklarında ele alınabilirler.

Kurum İçi Halkla İlişkiler

Kurum içi halkla ilişkilerin amaçları şöyle ifade edilmektedir:

  • Çalışanlar ve yöneticiler arasında iki yönlü iletişimi gerçekleştirmek,
  • Çalışanlara önemli olayları ve kararları olabildiğince hızlı bir şekilde ulaştırmak,
  • Çalışanları kurumun amaçları ve politikaları doğrultusunda bilgilendirmek,
  • Çalışanlara ortaya çıkan tüm sorunlar ve etkinliklerle ilgili olarak bilgi vermek,
  • Çalışanlara duygusal veya olumsuz konular hakkında bilgi vermek,
  • Yenilik ve yaratıcılığın özendirildiği bir ortam yaratmaktır.

Kurumlar çalışanlarıyla iletişimlerinde geliştirecekleri stratejilerde bazı unsurlara dikkat etmek zorundadırlar. Kurum çalışanlarının karşılanması gereken temel iletişim ihtiyaçları vardır. Bunlar:

  • Kurum hakkında genel bilgi
  • İşlerini yapmaya yardımcı olmak üzere özel bilgi
  • Rolleri hakkında açıklık
  • Net bir kurum vizyonu
  • İşyeri pratiklerine yönelik bilgi
  • Süreçlere dahil olmaları ve fikirlerinin sorulması için fırsat verilmesi
  • Performansları ile ilgili geribildirim
  • Eğitim ve gelişme şansı
  • İletişim kanallarına ulaşım

Yöneticiler eğer çalışanlarıyla sağlıklı, verimli iletişim kurmak istiyorlarsa beş temel ilkeyi uygulamalıdır. Saygı, Dürüst Değerlendirme, Tanıma, Kendini İfade Etme, Teşvik. Bu ve bu gibi iletişim programlarını uygulayanlar olumlu sonuçlar almaktadırlar. Etkili bir iletişim için uygulanacak temel ilkeler arasında; Saygı, Dürüst Değerlendirme, Tanıma, Kendini İfade Etme, Teşvik gibi motive edici özellikler bulunmalıdır. Çalışanların güvenini kazanma, kendini daha fazla adamış ve üretken çalışanlara sahip olma ile sonuçlanır. Ancak birçok organizasyonda yerleşmiş bulunan güvensizlik yarasının dokularını kazıyıp atmak stratejik yaklaşımlar gerektirir. Böyle bir strateji programında beş anahtar unsurdan söz edilebilir, bunlar arasında; Çalışanların tutumlarını düzenli olarak yoklamak, Tutarlı olmak, İletişimi kişiselleştirmek, Dürüst olmak, Yenilikçi olmak yer almaktadır.

Kurum İçi Halkla İlişkiler Araçları ve Yöntemleri

Kurum içi halkla ilişkiler uygulamalarında çeşitli kitle iletişim araç ve yöntemleri kullanılmaktadır. Bu araçları tek yönlü ve çift yönlü iletişim araçları olarak ayırabiliriz. Bunlardan tek yönlü iletişimde, Kurum İçi Basılı Yayınlar, Haber bülteni (haber mektubu), Gazeteler, Dergiler, El Kitabı, Broşür, Yıllıklar ve Çalışan Raporları, Mektup, Afiş, Duyuru Panoları, Dilek-şikâyet kutuları/bina toplantıları, Eğitsel faaliyetler: Konferanslar ve Seminerler Telefon, Kapalı Devre Radyo ve Televizyon, Sergiler, EPosta, SMS gibi belli başlı alt detay başlıklarından oluşurlar.

Haber bülteni, hikaye seçimi, Süre bitimlerini belirleme, Fotoğraf seçimi, Metni düzenleme, Metnin formatını belirleme, Yayını zamanında hazırlama, Eleştirme bölümlerini içerir.

Çift Yönlü İletişim Araçları kapsamında, Danışma ve Çalışanlarla İlişki Büroları, Çalışanların Ailelerine Yönelik Faaliyetler, Görüşme, Toplantılar, Kurum İçi Törenler ve Ritüeller, İnternet İletişimi, İntranet, Söylentilere Yönelik Stratejiler, yer alırlar. Bunlardan intranet alt başlığı ele alındığında şu şekilde ele almak olasıdır; Kurum içi iletişimi etkili hale getiren ve hızlandıran yeni araçlardan birisi de intranettir. Kurum içerisinde kurulan yerel bir ağ (kurum içi internet gibi düşünülebilir) sayesinde kurumlar çalışanlarıyla iletişim kurabilmektedirler. Ancak, intranetin yerel bir ağ sitesi olması çalışanların yeterli biçimde bilgi için oraya başvuracağı anlamına gelmez. İntranet sistemi etkili içeriğin yanı sıra görsel açıdan çalışanları cezp edebilmelidir. Aksi taktirde az kullanılacak olan bu sistemin yok sayılması olasıdır. Bunu önlemek için yerel ağ tasarımcıları birçok önemli faktörü dikkate almak zorundadırlar:

  1. Kültürü dikkate almak: Eğer organizasyon genel olarak işbirlikçi bir yapıya sahipse, çalışanların bilgiye ve yerel ağa konulacak malzemelere katkıda bulunmalarını teşvik etmek hiçte zor olmayacaktır. Ancak, kurum genellikle paylaşıma kapalı bir yapıdaysa, daha büyük bir merkezi personel yerel ağ, o kurumun işlerini yürütmekle görevlendirilebilir.
  2. Net ve geliştirilebilir hedefler koymak: Tıpkı ortak iş girişiminde olduğu gibi web sitesi ve yerel ağ işleri de net hedeflerle tasarlanmalıdır: İş sürecinin akışını sağlamak, yönetimsel mesajları iletmek vb. hedefler oluşturulduğu zaman site yapımcılarının işi bitmemektedir; yeni yerel ağın büyüme ve değişime açık olmasını da sağlamaları gereklidir.
  3. İntraneti gazeteciliğe ait bir girişim gibi düşünmek: Şirket haberleri şirket çalışanları tarafından okunur. Çalışanlar şirkette neler olup bittiğini bilmek isterler ve önemli gelişmelerle ilgili önceden haber verilmediği zaman çok ağır şikayetlerde bulunurlar. Bu açıdan yerel ağ, kurum içinde gazeteciliğe ait eleştirel bir iletişim aracı gibi işlev kazanabilir.
  4. Pazar: Yerel ağın firma içinde “satılma” ihtiyacı vardır. Bunun için yeni özelliklerini tanıtma veya içeriğini yeniden gözden geçirmek gerekir. Haftalık e-postalar, çalışanların katkıları ve güncellemeler bu yenileşmeye ışık tutabilir. Tıpkı herhangi bir diğer kurum içi iletişim aracında olduğu gibi. Site ne kadar keşfedilmeye maruz kalırsa o kadar sık kullanılır.
  5. Kurum dışındaki yaşamı da dikkate almak: Bazı CEO’lar bu durumun farkında değillerdir. Ama çalışanların kurum dışında da hayatları vardır. Bu basit gerçeğin farkında olan bir yerel ağ sitesi oldukça popüler hale gelebilir. Seri ilanlar, restaurant önerileri veya film özetleri, linkler ve yerel konserler hakkındaki bilgiler yerel ağın değerini güçlendirmede ve kurumların çalışanları ile ilgilendiğini göstermede kullanılabilecek çeşitli yöntemlerdir.
  6. Üst yönetim sorumluluk üstlenmeli: Tıpkı bir kurumdaki her şey gibi üst yönetim intranet ile ne ilgileniyor ne de destekliyorsa düşünce başarısız olacaktır. Bu nedenle de bir kurumun yerel ağının öngörülen değeri, yönetim tabakası onu desteklediğinde ve kullandığında önemli ölçüde yükselecektir.

Kurum İçi Halkla İlişkiler Uygulamalarından Örnekler

Kurum içi halkla ilişkiler uygulamalarına örnek olarak Banvit’in gerçekleştirdiği çeşitli kurum içi uygulama örnekleri verilebilir. Bunlar: Kültür Gezileri, Sünnet Şenliği, Kürek Yarışları, Pazarlama Grubu Toplantıları vb. örneklerdir.