Ünite 3: Hesap

Hesabın Tanımı ve Nitelikleri

Hesabın Tanımı: Farklı işlemlerin sınıflandırılarak zaman içerisinde azalma ve artışların izlendiği çizelgeye hesap denir. Başka bir ifade ile hesap, işletmenin mal varlığını oluşturan çeşitli unsurlardaki ekonomik faaliyetin sonucunu oluşturan unsurların değişimlerinin para ile ifade edilerek kaydedildiği çizelgedir.

Hesabın Nitelikleri: İşletme ile ilgili tarafların ve işletme hakkında ekonomik karar alıcıların bilgi ihtiyaçları, işletme tarafından düzenlenecek finansal tablolar ile karşılanmaktadır. Gerçekleşen işlemlerin bu finansal tablolara gelişigüzel kaydedilmesi, finansal tablolardan bilgi almanın imkânsız olmasına neden olacaktır. Bu nedenle finansal tablolar, işletme ile ilgilenen taraflar için aynı anlamı ifade etmesi açısından, hesaplar aracılığı ile oluşturulur.

Düzenlenecek finansal tabloların istenen özellik ve bilgileri taşıyabilmeleri için kullanılacak hesapların amaçlanan finansal tablo niteliklerine uygun olması gerekmektedir. Finansal tablolar, karar alıcılara aşağıdaki unsurlara ilişkin bilgiler sunacaktır:

  • Varlıklar,
  • Borçlar,
  • Öz kaynaklar,
  • Gelir ve giderler, kârlar ve zararlar dahil,
  • Ortakların ortak olmaları sebebiyle yaptıkları katkılar ve ortaklara yapılan dağıtımlar ve
  • Nakit akışları.

İşletmelerin finansal tabloların düzenlenmesinde kullanacakları hesaplar;

  • İhtiyaca Uygunluk,
  • Gerçeğe Uygun Sunum,
  • Karşılaştınlabilirlik,
  • Doğrulanabilirlik,
  • Zamanında Sunum ve
  • Anlaşılabilirlik niteliklerini sağlamalıdır.

Hesabın sol tarafına borç, sağ tarafına alacak adı verilir; ancak bunlar, sadece hesap çizelgesinin isimleridir. İşletmenin tedarikçisine borcu veya müşterisinden olan alacağı ile ilgisi yoktur. Hesabın biçimsel yapısı şekilde (S:48, Şekil 3.1) gösterilmektedir.

Hesaplar, işletmede gerçekleşen tüm mali olayların sınıflandırıldığı bir çizelgedir. Bilanço hesaplan ile işletmeninin varlık ve kaynaklarındaki değişmeler, sonuç hesapları ile işletmenin gelir ve giderleri izlenmektedir. Maliyet hesapları ise üretim işletmelerinde üretilen ürünlerin ve hizmet işletmelerinde sunulan hizmetlerin maliyetinin kayda alınması amacı ile kullanılmaktadır.

Hesapların temel nitelikleri ve hesaplarda yapılan işlemlerin genel özellikleri şunlardır.

  • Finansal tablo kalemleri ile ilgili her unsura ait, ismini taşıyan bir hesap kullanılır.
  • Kullanılan hesaplar, borç ve alacak taraf olmak üzere çift taraflı çalışır.
  • Mali olay üzerindeki tutar, muhasebe kurallarına uygun bir şekilde, ilgili hesabın borç veya alacak tarafına kayıtlanır.
  • Herhangi bir hesabın borç tarafına kayıt yapılmasına hesabın borçlandırılması, alacak tarafına kayıt yapılmasına hesabın alacaklandırılması denir.

Hesapların İşleyişi

Hesabın işleyişi kavramı; işletmelerde hangi durumlarda ilgili hesabın borç, hangi durumlarda alacak tarafına kayıt yapılacağının ifade edilmesidir.

Temel Muhasebe Eşitliği ve Hesap: Bilanço hesapları ile işletmenin varlık ve kaynaklarındaki değişimler, sonuç hesapları ile işletmenin gelir ve giderleri izlenmektedir. Maliyet hesapları üretim işletmelerinde üretilen ürünlerin hizmet işletmelerinde sunulan hizmetlerin maliyetinin kayda alınması için kullanılmaktadır.

Muhasebenin temel mantığı ve işleyişi, temel muhasebe eşitliğine dayalıdır. İşletmenin kuruluş aşamasından itibaren varlıkları ve kaynakları arasında eşitlik ilişkisi vardır. Her şartta, varlıkların toplam tutarı ile kaynakların toplam tutarı birbirine eşit olmalıdır. Eşitliğin oluşmaması, muhasebede işlerin eksik veya hatalı olduğu anlamına gelir. Bu eşitliğe, temel muhasebe eşitliği veya temel bilanço eşitliği denir.

Muhasebe eşitliğinin;

  • Sol tarafı Aktif – varlık hesapları,
  • Sağ tarafı Pasif – kaynak hesapları olarak adlandırılır.

İşletmelerin varlıklarında meydana gelen artış veya azalışların izlendiği hesaplara varlık hesapları (Aktif hesaplar); borçlarında veya öz kaynaklarında meydana gelen artış veya azalışlarının kayıtlandığı hesaplara ise kaynak hesapları (Pasif hesaplar) denir.

Mali işlemler, çift taraflı bir etkiye sahiptir. Mali olay hesaplara kaydedilirken borç tarafında kapılacak kaydın rakamı ile alacak tarafına yapılacak kaydın rakamı birbirine eşittir.

Ne tür hesap olursa olsun, ister bilanço ister sonuç ve isterse maliyet hesabı olsun, bir hesabın değişmez temel özelliği; hesabın borç tarafı ve alacak tarafının olmasıdır.

Varlık Hesaplarının İşleyişi: İşletmelerin kasa veya bankasındaki parası, paraya çok yakın diğer kıymetleri, zaman içinde paraya dönüşecek unsurları ile işletme faaliyetlerinde kullanılacak kıymetleri; işletmelerin varlıklarını oluşturur.

Varlıklarda meydana gelen artış veya azalışlara ait hareketlerin izlendiği hesaplara varlık hesapları denir.

Varlık hesaplarının işleyişinde aşağıdaki temel özellikler dikkate alınmalıdır:

  • Bütün varlık hesaplarında, açılış için ilgili hesabın borç tarafına kayıt yapılır.
  • Bütün varlık hesaplarında, artışlar için ilgili hesabın borç tarafına kayıt yapılır.
  • Bütün varlık hesaplarında, azalışlar için ilgili hesabın alacak tarafına kayıt yapılır.
  • Bütün varlık hesapları, ilgili dönem sonunda ya hiç kalan vermez (Borç ve alacak toplamları birbirine eşittir.) ya da verecekse borç kalanı (borç bakiyesi) verir.
  • Dönem sonunda borç kalanı veren aktif hesaplar, finansal durum tablosunun aktifini oluşturur.

Kaynak Hesaplarının İşleyişi: İşletmelerin kaynakları, kısa vadeli veya uzun vadeli yabancı kaynakları (borçları) ve öz kaynaklarından oluşur. Yabancı kaynaklar ve öz kaynaklarda meydana gelen artış veya azalışların izlendiği hesaplara, kaynak hesapları adı verilir.

Kaynak hesapları ile ilgili olarak yapılacak kayıtlarda, aşağıdaki temel özellikler dikkate alınmalıdır:

  • Bütün kaynak hesaplarında açılış için ilgili hesabın alacak tarafına kayıt yapılır.
  • Bütün kaynak hesaplarında artışlar için ilgili hesabın alacak tarafına kayıt yapılır.
  • Bütün kaynak hesaplarında azalışlar için ilgili hesabın borç tarafına kayıt yapılır.
  • Bütün kaynak hesapları, ilgili dönem sonunda ya hiç kalan vermez (Borç ve alacak toplamları birbirine eşittir.) ya da verecekse alacak kalanı verir.
  • Dönem sonunda alacak kalanı veren pasif hesaplar, finansal durum tablosunun pasifini oluşturur.

Maliyet, Gelir ve Gider Hesaplarının İşleyişi: İşletmelerin faaliyet sonucu, kâr veya zarar şeklinde ifade edilmektedir. İşletmelerin temel ve değişmez amacı, kâr elde etmektir. İşletmenin amacına ulaşmasını etkileyen farklı ve çok sayıda mali olay söz konusudur.

İşletmenin kar elde edebilmesi için bir dönemde elde ettiği toplam gelirin toplam giderden büyük olması gerekir. Gelir ile ifade edilen unsurlar, satış hasılatı ve diğer gelir gibi işletme açısından olumlu unsurlar iken gider ile satışların maliyeti ve diğer gider gibi işletme açısından olumsuz unsurlar olarak ifade edilir.

Maliyet, gider, zarar, hasılat, gelir ve kâr hesapları ile ilgili olarak yapılacak kayıtlarda aşağıdaki temel özellikler dikkate alınmalıdır:

  • Maliyet, gider ve zarar hesaplarında dönem içi ilk hareket her zaman borç tarafına kaydedilir.
  • Maliyet, gider ve zarar hesapları ile ilgili dönem içinde meydana artışlar hesapların borç tarafına kaydedilir.
  • Maliyet, gider ve zarar hesaplarında; dönem içinde sadece hatalı kayıtların muhasebe kurallarına uygun düzeltilmesi amacı ile alacak tarafına kayıt yapılabilir.
  • Maliyet hesapları, dönem sonunda uygun kurallar ile ilgili kapsamlı gelir tablosu hesaplarına yansıtılarak kapatılırken kapsamlı gelir tablosundaki maliyet, gider ve zarar hesapları da kuralına uygun bir şekilde dönem kârı veya zararını oluşturmak üzere ilgili hesaba devredilerek kapatılır.
  • Hasılat, gelir ve kâr hesaplarında dönem içi ilk hareket, her zaman alacak tarafına kaydedilir.
  • Hasılat, gelir ve kârlarla ilgili dönem içinde meydana gelen artışlar, ilgili hesapların alacak tarafına kaydedilir.
  • Hasılat, gelir ve kâr hesaplarında dönem içinde sadece hatalı kayıtların muhasebe kurallarına uygun düzeltilmesi amacı ile borç tarafına kayıt yapılabilir.
  • Kapsamlı gelir tablosundaki hasılat, gelir ve kâr hesapları; kuralına uygun bir şekilde dönem kârı veya zararını oluşturmak üzere ilgili hesaba devredilerek kapatılır.

İşletmede bir mali olay gerçekleştiği an, mali olayın sağladığı fayda maliyetten büyükse aradaki fark kâr olarak tanımlanır ve işletmenin varlıklarında artışı sağlamaktadır. Tersi durumda aradaki fark, zarar olarak tanımlanır ve işletmenin varlıklarında azalışa neden olur.

Hesap Planı

Hesapların muhasebenin temel kavramları ve genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri doğrultusunda sistemli bir şekilde ve gruplandırılmış olarak yer aldığı hesapların sıralandığı listeye Hesap Planı denir.

Mali olayların, taraflara anlamlı, zamanında ve güvenilir bir şekilde sunulabilmesi için belirli kurallar çerçevesinde kayıtlanması gerekmektedir.

Türkiye’deki işletmeler; 01 Ocak 1994 yılından itibaren düzenlenen Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği ile getirilen hesap çerçevesi, hesap planı ve diğer ilkeler doğrultusunda muhasebe sistemlerini kurmak ve bu yasal düzenlemeye uymak zorundadır. 1 no.lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği ile getirilen hesap çerçevesinde yer alan hesap sınıfları şunlardır:

  1. Dönen Varlıklar
  2. Duran Varlıklar
  3. Kısa Vadeli Yabancı Kaynaklar
  4. Uzun Vadeli Yabancı Kaynaklar
  5. Öz kaynaklar
  6. Gelir Tablosu Hesapları
  7. Maliyet Hesapları
  8. Serbest
  9. Nazım Hesaplar

Hesapların Kodları ve Hesapların Tanımlanması: Yukarıdaki hesap planında yer alan hesapların birden dokuza kadar sınıflandırılması, tesadüfen yapılmış bir işlem değildir. Farklı türde hesapların varlık, kaynak, gelir ya da gider olduğunu nasıl anlayacağız?

Tek düzen Muhasebe Sistemi’nde oluşturulan hesap kodları ile hesapların tanımını ve hangi gruba (varlık, kaynak, gelir veya gider) ait olduğunu tanımlayabiliriz. Buna göre;

  • Varlık hesapları 1 ve 2
  • Kaynak hesapları 3, 4 ve 5;
  • Sonuç hesapları 6 ve
  • Maliyet hesapları ise 7 ile başlamaktadır.

Hesap planında yer alan hesaplar, üç basamaklı bir hesap kodu ile birlikte kullanılmaktadır.

İşletme; kasasındaki, bankasındaki para ile cari dönemde veya on iki aydan daha kısa sürede paraya çevrilebilecek varlıklarla ilgili kayıtları, Dönen Varlıklar sınıfında yer alan hesaplara; on iki aydan daha uzun sürede paraya çevrilecek varlıklar ile işletmece kullanılan varlıklarla ilgili kayıtları ise, Duran Varlıklar sınıfında yer alan hesaplara yapacaktır.

Cari dönemde veya on iki aydan kısa bir sürede geri ödenecek borçlarla ilgili mali olaylar, Kısa Vadeli Yabancı Kaynaklar hesap sınıfında yer alan hesaplara; on iki aydan uzun sürede olanlar ise, Uzun Vadeli Yabancı Kaynaklar hesap sınıfında yer alan hesaplara kaydedilecektir.

İşletme sahibi ve ortaklarının işletmeye tahsis ettiği sermaye ile zaman içinde işletme bünyesinde oluşan yedekler ve dönem kârı ve zararı gibi unsurlar, öz kaynak unsuru olarak kabul edilmekte ve öz kaynaklar hesap sınıfında yer alan hesaplara kaydedilmektedir.

İşletmenin cari dönem faaliyet sonucu ile ilgili elde ettiği her türlü hasılat, gelir ve kârlar ile katlanmak zorunda kaldığı her türlü maliyet, gider ve zararlar gelir tablosu hesapları ile maliyet hesap sınıflarında yer alan hesaplara kaydedilmektedir.

İşletmelerin varlıklarında veya kaynaklarında artış veya azalış meydana getiren; ancak karar alıcılar için önem arz ettiği için takip edilmesi gereken bazı olaylar vardır. Örneğin, bankadan ipotek karşılığı nakit kredi çekilmesi gibi. Bu olayda, işletmenin gayrimenkulü üzerinde alınan kredi karşılığında ipotek tesis ettirilmiştir ve işletmenin kredi borcu bitinceye kadar ipotek tesisi de devam edecektir. İpotek, gayrimenkulün satışına engeldir. Bu olay, karar alıcı için önemlidir. Bankadan çekilen kredi karşılığında sadece gayrimenkul ipoteklenmiş; varlıklarda herhangi bir azalış meydana gelmemiştir. Bunun gibi önemli olaylar Nazım Hesaplar da izlenir. Bir nazım hesap, bir başka nazım hesap ile karşılıklı çalışır. Olayın başlangıcında ilgili nazım hesaplar açılır ve olay sonlandığında karşılıklı ters kayıtla kapatılır.

Türkiye’de finansal kurumlar dışında kalan tüm işletmelerde 01.01.1994 yılından itibaren Tek Düzen Hesap Planı‘na uyma zorunluluğu bulunmaktadır. Türkiye’de işletmeler muhasebe sistemlerini tek düzen hesap çerçevesi ve hesap planı doğrultusunda kurmak zorundadır.