Ünite 2: Çalışma Sayfası ve Görsel Biçimlendirme

Giriş

İşlem tablolarında çalışma kitabını istediğiniz gibi özelleştirme imkânı mevcuttur. Bu sayede programı kullanma kabiliyeti ve iş verimi artacaktır. Gerekli durumlarda Office şeridini özelleştirebilirsiniz. Sekmeleri ve komutları istediğiniz şekilde yerleştirebilir, çok sık kullanmadığınız komut düğmelerini gizleyebilir ya da kendi sekmenizi oluşturabilirsiniz.

Şerit özelleştirmenin yanı sıra Excel seçeneklerini özelleştirerek çalışma kitabınızın ya da çalışma sayfanızın genel seçeneklerini düzenleyebilirsiniz. Çalışma sayfanızı koruma altına alabilirsiniz. Yazım denetim dilini düzenleyebilirsiniz. En çok kullandığınız komutların düğmelerini Hızlı Erişim Araç Çubuğuna sabitleyebilirsiniz.

Çalışma sayfanızdaki verilerin kolay analiz edilebilmesi için belli görselleştirmeler yapabilirsiniz ve bu sayede alacağınız raporların ya da sayfa çıktılarının daha güzel görünmesini sağlayabilirsiniz. “Hücre Hızlı Çözümleme” araç çubuğu sayesinde seçili hücreler ve verileriniz üzerinde hızlı görselleştirmeler yapabilirsiniz. Biçim boyacısı ile hücre biçimlerini kolaylıkla başka hücrelere taşıyabilirsiniz.

Excel Seçeneklerini Özelleştirmek

Excel Seçenekleri penceresi üzerinde Genel, Formüller, Yazılım Denetleme, Kaydet, Dil, Geçmiş, Şeridi Özelleştir, Hızlı Erişim Araç Çubuğu, Eklentiler ve Güven Merkezinden oluşan alt menülerden üzerinden çalışma kitabınızın ayarlarını değiştirebilirsiniz.

Bu pencereyi açmak için;

  1. Dosya menüsü bağlantısına tıklayınız.
  2. Açılan menüden Seçenekler bağlantısına tıklayınız.
  3. Excel Seçenekleri penceresi ekrana gelecektir.

Bu pencerede Genel Sekmesinde Excel çalışma sayfasının genel özellikleri yer almaktadır. Kullanıcı arabirim seçenekleri, yeni çalışma kitabı oluşturma seçenekleri, MS Office belgenizi özelleştirmek ve başlangıç seçeneklerini değiştirebilirsiniz.

Formüller sekmesi ile formül hesaplama, performans ve hata işlemleri ile ilgili seçenekleri değiştirebilirsiniz. Formüller alt menüsü altında Hesaplama Seçenekleri, Formüllerle Çalışma, Hata Denetimi ve Hata Denetleme Kuralları seçeneklerini değiştirebilirsiniz.

Yazım Denetleme sekmesi ile Excel’in metninizi düzeltme ve biçimlendirme şeklini değiştirebilirsiniz. Otomatik düzeltme seçeneklerini değiştirebilir ya da MS Office programlarında yazım hatalarını düzenleyebilirsiniz.

Kaydet sekmesi ile Excel çalışma kitabının kaydetme özelliklerini değiştirebilirsiniz. Çalışma kitaplarını kaydetme özelliklerini değiştirebilirsiniz. Varsayılan olarak gelen çalışma kitabı kaydetme ve kurtarma özelliklerini Excel Seçenekleri altında yer alan Kaydet alt menüsünden değiştirebilirsiniz.

Dil sekmesi ile Office dil tercihlerini ayarlayabilirsiniz. Başka dil seçenekleri ekleyebilirsiniz. Dil seçeneklerinde düzenleme dili olarak yüklediğiniz dillerden birini seçebilirsiniz.

Gelişmiş sekmesi ile Excel’le çalışmak için gelişmiş seçenekleri sunmaktadır. Düzenleme seçenekleri, Kes, Kopyala, Yapıştır seçenekleri, Görüntü Boyutu ve Kalitesi, Yazdır, Grafik Görüntü, Formüller, Web seçenekleri, Veri ve Lotus uyumluluğu olmak üzere birçok detay özelliği seçmeniz için sunulmaktadır.

Şeridi Özelleştir sekmesi ile Excel şeridini düzenleyebilirsiniz. Çalışma kitabında daha rahat çalışabilmek için en çok kullandığınız komut düğmelerinden oluşan yeni bir sekme oluşturabilirsiniz.

Hızlı Erişim Araç Çubuğu sekmesi ile Hızlı Erişim Araç Çubuğuna Kaydet, Geri Al, Yinele seçenekleri dışında şeritte bulunmayan komutlardan ekleme yapabilirsiniz.

Eklentiler sekmesi ile Microsoft Office Eklentilerini görüntüleyebilir ve yönetebilirsiniz.

Güven Merkezi sekmesi ile ise belgenizin güvenliği ile ilgili genel özellikler değiştirilebilir. Güven Merkezi Ayarlarını bu seçenek altından değiştirebilirsiniz. Gelişmiş bir işlem tabloları kullanıcı değilseniz bu ayarları değiştirmenize gerek olmayacaktır.

Güven merkezi ayarları düğmesine tıkladığınızda Güven Merkezi penceresi açılacaktır. Bu pencerede güvenilen yayıncılar, güvenilen komutlar, güvenilen belgeler, eklentiler, ActiveX ayarları, makro ayarları, korumalı görünüm, ileti çubuğu, dış içerik, dosya engelleme ayarları ve gizlilik seçenekleri yer almaktadır.

Hızlı Erişim Araç Çubuğu

Hızlı Erişim Araç Çubuğunu özelleştirerek ihtiyaç duyduğunuz komutları ekleyebilirsiniz. Varsayılan olarak Kaydet, Geri, İleri komutları çalışma sayfasında görüntülenecektir. Yeni, Aç, Kaydet, E-posta ile Gönder, Hızlı Yazdır, Baskı Ön izleme, Yazım Denetimi, Geri Al, Yinele, Artan ve Azalan Sıralama, Şerit Altında Göster ya da farklı komut atamalarını seçebilirsiniz.

Hızlı erişim araç çubuğuna yeni komut düğmesi eklemek için:

  1. Hızlı erişim araç çubuğunu açmak için sayfanın en üstünde yer alan çalışma kitabı adının sol tarafından yer alan aşağı yön simgesine tıklayınız.
  2. Simgenin üzerine imleç ile geldiğinizde Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu Özelleştir yazısı görüntülenecektir.
  3. Ekrana gelen özelleştirme penceresinde sık kullandığınız komutların kısa yollarını ekleyebilirsiniz.

Hücre, Satır veya Sütun Seçim Yöntemleri

Giriş panosunda yer alan komut düğmelerinden yararlanmak için öncelikle seçilmiş hücre ya da hücreler olmalıdır. Seçmek için farklı yollar bulunmaktadır: Tek hücre seçimi, hücre aralığı seçimi, büyük hücre aralığı seçimi, çalışma sayfasındaki tüm hücreler, bitişik olmayan hücreler ya da hücre aralığı seçimi, tüm satır veya sütun seçimi gibi.

Hücre seçiminde seçmek istediğiniz hücreye üzerine fare imlecini getirerek tıklayınız.

Hücre aralığı seçiminde çalışma sayfasında aralıktaki ilk hücreyi tıklayın ve seçim yapılacak son hücreye doğru sürükleyin veya seçimi genişletmek amacıyla ok tuşlarına basarken SHIFT tuşunu basılı tutun.

Çalışma sayfasındaki tüm hücrelerin seçimi için Tümünü Seç düğmesini tıklayınız. Bu düğme çalışma sayfasında satır ve sütunların başladığı sol üst köşededir. 1. Satır üstü ve A Sütunu sol tarafında yer alan kutucuk Tümünü Seç Düğmesidir.

Çalışma sayfasının tamamını seçmek için CTRL+A tuşlarına da basabilirsiniz. Çalışma sayfasında veriler varsa, CTRL+A geçerli bölgeyi seçer. CTRL+A tuşlarına ikinci kez basıldığında çalışma sayfasının tamamı seçilir.

Büyük bir hücre aralığı seçiminde Aralıktaki ilk hücreyi tıklayın. SHIFT tuşunu basılı tutarken aralıktaki son hücreyi tıklatınız.

Bitişik olmayan hücreler veya hücre aralıklarının seçimi için ilk hücreyi veya hücre aralığını seçin, ardından CTRL tuşunu basılı tutarken diğer hücreleri veya aralıkları seçin. Ayrıca, ilk hücreyi veya hücre aralığını seçtikten sonra bitişik olmayan başka hücre veya aralık eklemek üzere SHIFT+F8 tuşlarına basabilirsiniz. Seçime hücre veya aralık eklemeyi durdurmak için SHIFT+F8 tuşlarına yeniden basınız. Bitişik olmayan seçimlerde belirli hücrelerin veya hücre aralıklarının seçimini iptal edemezsiniz; tüm seçimi iptal etmeniz gerekir.

Tüm satır veya sütunun seçiminde çalışma sayfasında satır veya sütun başlığına tıklatınız. Ayrıca, satır veya sütundaki hücreleri seçmek için ilk hücreyi seçebilir ve sonra CTRL+SHIFT+OK tuşu (satırlar için SAĞ OK veya SOL OK, sütunlar için YUKARI OK veya AŞAĞI OK) tuş bileşimine basabilirsiniz. Satır veya sütunda veriler varsa, CTRL+SHIFT+OK tuşu son kullanılan hücrenin satırını veya sütunu seçilir. CTRL+SHIFT+OK tuşu bileşimine ikinci kez basıldığında satır veya sütunun tamamı seçilir.

Bitişik satırlar veya sütunların seçiminde satır veya sütun başlıkları boyunca sürükleyin.

Bitişik olmayan satırlar veya sütunların seçimi için seçiminizdeki ilk satır veya sütunun satır veya sütun başlığını tıklatın; sonra CTRL tuşunu basılı tutarak seçime eklemek istediğiniz diğer satır veya sütunların başlıklarını tıklatın.

Etkin seçimden daha fazla veya daha az hücre seçimi için SHIFT tuşunu basılı tutarken yeni seçime eklemek istediğiniz son hücreyi tıklatın. Etkin hücre ile tıklattığınız hücre arasındaki dikdörtgen aralık, yeni seçim haline gelir.

Satır veya sütunun ilk veya son hücresi seçimi için çalışma sayfasında satır veya sütunda bir hücreyi seçin. Sonra CTRL+Ok tuşlarına basınız.

Çalışma sayfasının ilk veya son hücresi seçiminde çalışma sayfasının veya Excel listesinin ilk hücresini seçmek için CTRL+HOME tuşlarına basınız. Çalışma sayfasının veya Excel listesinin veri veya biçimlendirme içeren son hücresini seçmek için CTRL+END tuşlarına basınız.

Birden Fazla Hücre Seçimi: Eğer birden fazla hücre seçilmiş ise B7:G10 ifadesinde sol üst köşedeki hücre adresi B7, en altta yer alan hücre adresi G10’dur. Bu iki hücre arasındaki satır ve sütun kesişmeleri arasındaki tüm hücreleri ifade etmektedir.

Hızlı Çözümleme

Çalışma sayfasında verilerinizi daha kolay analiz edebilmek ve anlamlandırabilmek için hızlı çözümleme aracını kullanabilirsiniz. Yapılan işlem koşullu biçimlendirme uygulamaktır. Birden fazla hücre seçimi gerçekleşirse seçimin sağ alt köşesinde hızlı çözümleme düğmesi belirir.

Excel’deki grafikler, renk kodlaması ve formüller gibi araçlardan yararlanarak verileri hızlı ve kolay analiz etmenize yardımcı olmak için hızlı çözümleme aracını kullanabilirsiniz.

Hızlı Çözümleme yapabilmek için;

  1. Öncelikle seçim yapacağınız hücrelerinizi seçiniz. Verilen seçim gerçekleştikten sonra seçim alanın sol alt köşesinde Hızlı Çözümleme düğmesi görüntülenecektir
  2. Görüntülenen Hızlı Çözümleme Düğmesini tıklayın ya da Ctrl+Q kısa yol tuşlarına basın.
  3. Ekrana Hızlı Biçimlendirme seçenekleri penceresi açılacaktır. Seçenekler üzerinde gezinerek ekranda biçimlendirme seçeneklerinin ön izlemesini görebilirsiniz.

Çalışma Sayfasında Biçimlendirme

Çalışma sayfasına görsel çekicilik katmak ve veri okunabilirliğini arttırmak için biçimlendirme araçlarını kullanabilirsiniz.

Metin rengini, Yazı tipini, Hücre kenarlığını, hücre stillerini, çalışma sayfası temasını, kenarlıkların boyutlarını değiştirebilirsiniz.

Hücreye kenarlık eklemek, hücre stilini değiştirmek, çalışma kitabı temasını değiştirmek, biçim boyacısını kullanmak, sayfa arka planını değiştirmek, üstbilgi ya da altbilgi eklemek, çalışma sayfasında filigran kullanmak, sayfayı bölmek konuları çalışma sayfasını biçimlendirme kısmında düzenlenen özelliklerdendir.

Hücrelere Kenarlık Eklemek:

  1. Toplam, Sonuç ya da özellikle içinde barındırdığı veri bakımından önemli hücreleri daha görünür yapmak için kenarlık ekleyebilirsiniz. Önce kenarlık eklemek istediğiniz hücreyi seçiniz.
  2. Giriş sekmesi altında Yazı Tipi grubunda Kenarlıklar düğmesi yanındaki oku tıklayın.

Hücre Stili Değiştirmek:

  1. İşlem yapılacak hücreyi seçiniz.
  2. Tasarım sekmesinden Stiller grubu altında yer alan Hücre Stilleri komutuna tıklayınız.

Çalışma Kitabı Temasını Değiştirmek:

  1. İşlem yapılacak çalışma kitabındaki çalışma sayfasını açınız.
  2. Sayfa Düzeni sekmesi altında yer alan Temalar grubundan Temalar komutunu seçiniz.
  3. Açılan menüden istenilen tema seçimi yapılabilir.

Biçim Boyacısını Kullanmak:

  1. Kopyalamak istediğiniz hücreyi seçiniz.
  2. Giriş sekmesinde Biçim Boyacısı simgesine tıklayınız.
  3. Fare imleci boya fırçasına dönüşecektir. Biçimlendirmek istediğiniz hücreyi seçiniz.
  4. Aynı biçimlendirmeyi birden çok hücreye yapmak için Biçim Boyacısı simgesine çift tıklayın.

Sayfa Arka Planını Değiştirmek:

  1. Arka plan ekleyeceğiniz çalışma sayfasını açınız.
  2. Sayfa Düzeni sekmesi altında yer alan Arka Plan simgesine tıklayınız.
  3. Açılan Resim Ekle penceresinde resim dosyasını seçiniz. Dosyadan, Arama Motorundan ya da Microsoft hesabınızı kullanarak Facebook, Flickr ya da farklı siteler üzerinden resim ve video eklemenize imkân sunulmaktadır.
  4. Seçili resim sayfa arka planında yer alacaktır. Sayfayı dolduracak biçimde çoğalacaktır. Resmin görünürlüğünü arttırmak için Kılavuz Çizgilerinin görünür özelliğini aktif etmemelisiniz.

Üstbilgi ya da Altbilgi Eklemek:

  1. Üstbilgi veya altbilgi eklemek ya da üstbilgi veya altbilgisini değiştirmek istediğiniz çalışma sayfasını tıklayın.
  2. Ekle sekmesinin Metin grubunda Üstbilgi ve Altbilgi’yi tıklayın. Sayfa düzeni görünümü aktif olacaktır.
  3. Çalışma sayfasında üstbilgi ve altbilgi ekleme alanları belirecektir. Aynı zamanda çalışma sayfasının üstünde Üstbilgi ve Altbilgi Araçları başlığı ve Tasarım sekmesi görüntülenecektir. Bu sekmenin altında yer alan Sayfa Numarası, Saat, Resim gibi ek bilgilerden istenileni ekleyebilirsiniz.

Çalışma Sayfasında Filigran Kullanmak:

  1. Filigran olarak resim eklemek istediğiniz çalışma sayfasını seçiniz.
  2. Çalışma sayfasında Ekle Sekmesi altında yer alan Metin Grubundan Üstbilgi & Altbilgi komut simgesine tıklayınız.
  3. Çalışma sayfasında Sol, Orta ve Sağ üst bilgi alanları aktif hale gelecektir.
  4. Örnek olarak Orta Üstbilgi alanına tıklayın.
  5. Sekmeler altında Üstbilgi ve Altbilgi Araçları altında Tasarım sekmesi aktif hale gelecektir.
  6. Açılan Tasarım sekmesi altında Resim simgesine tıklayın.
  7. Açılan Resim Ekle penceresi üzerinden arka plan olarak kullanılacak resim dosyasını seçiniz. Ekranda &[Resim] ifadesi görüntülenecektir.
  8. Çalışma sayfasına eklenecek resim büyüklüğünü değiştirilebilir. Bunun için üstbilgi ya da altbilgi kutucuğu seçildikten sonra Üstbilgi ve Altbilgi Araçları > Tasarım > Üstbilgi ve Altbilgi Ögeleri>Resmi Biçimlendir komut simgesine tıklayınız.

Sayfayı Bölmek:

  1. Çalışma sayfasında bölmek istediğiniz satır ya da sütunu seçiniz. Örneğin, ilk 2 satır görünür olmasını istiyorsanız A3 hücresini seçiniz.
  2. Görünüm sekmesinde yer alan Pencere grubu altındaki Böl komut simgesine tıklayınız.

Çalışma Sayfasını Yazdırma

Çalışma kitabını veya istediğiniz çalışma sayfasını yazdırabilirsiniz. Birden fazla çalışma sayfasını yazdırmak ya da çalışma sayfasında seçili alanı yazdırabilirsiniz. Yazdırma işlemine başlamadan önce dikkat edilmesi gereken çalışma kitabı özellikleri bulunmaktadır.

Öncelikle çalışma sayfanızın Sayfa Düzeni özelliklerini kontrol edilmesi gerekmektedir. Kenar Boşlukları, Sayfa Yönlendirme, Boyut, Yazdırma Alanı, Arka Plan ve Başlıkları yazdıracaksanız ayarlamanız gerekmektedir. Sayfayı sığdırmak için ölçeklendirebilirsiniz. Kılavuz çizgileri ve başlıkları yazdırabilirsiniz. Sayfa Yönlendirmesi, üstbilgi ve altbilgiler düzenlenebilir.

Çalışma sayfasından çıktı alırken dikkat edilmesi gereken öğeler aşağıda listelenmiştir:

  • Kenar boşluklarını kontrol ediniz. Normal, Geniş, Dar veya Özel Kenar Boşluğu ayarlayabilirsiniz. Burada çalışma sayfanızın üst, alt, sağ, sol, üstbilgi ve altbilgi için gerekli boşlukları ayarlayabilirsiniz.
  • Sayfa Yönlendirme seçeneğini kontrol ediniz. Yatay ya da Dikey olarak çalışma sayfasını ayarlayınız.
  • Boyut ayarlamasını yapınız. Çalışma sayfanızı A4 ya da farklı bir sayfa boyutuna göre ayarlamasını yapınız.
  • Yazdırma Alanını ayarlayınız. Sayfa üzerinde yazdırmak istediğiniz alanı seçiniz. Sayfa Düzeni sekmesi > Sayfa Yapısı > Yazdırma Alanı komutunu kullanabilirsiniz.
  • Başlıkları yazdırmak istiyorsanız ayarlayınız.
  • Kılavuz çizgilerini görünür yapabilir ve sayfa çıktısı aldığınızda yazdırılmasını sağlayabilirsiniz. Bazı sayfalarda kılavuz çizgileri ekranda görüntülendiği için sorunsuz bir veri takibi yapılmaktadır. Fakat çıktı aldığınızda kılavuz çizgileri seçilmemişse satır ve sütunların takibi ve karşılaştırılması zor olabilir. Bu nedenle yazdırma işlemi öncesi ön izleme yapılmalıdır. Gerekliyse kılavuz çizgileri Sayfa Düzeni sekmesi > Sayfa Seçenekleri > Kılavuz Çizgileri altında Yazdır özelliğini aktif hâle getirmeniz gerekmektedir.
  • Verilerin ekranda görünür olmasını sağlayın. Hücre içeriğinde (####) ifadesi yer alıyorsa hücre içerisindeki veri ya da metin görüntülenmemektedir. Bu nedenle sütun genişliğini değiştirmeniz gerekmektedir. Önce içeriği görünmeyen sütun seçilir. Sonra fare imlecinin sağ tuşuna tıklayınız. Açılan menüden Sütun Genişliği seçeneğine tıklayın. Açılan sütun genişliği kutusundaki değeri arttırın. Diğer kısa yol ise sütunlar arasındaki çizgiyi seçiniz. Seçimde imleç görünümü değişecektir. Sonra sütunu içeriğin düzgün görüntülenmesini sağlayacak kadar genişletebilirsiniz.
  • Çalışma sayfasında yazdırma öncesi ayarlamaları yaptıktan sonra ön izleme ile çalışma sayfasını son kez kontrol edebilirsiniz.